pa|Dokumentation är ett kraftfullt verktyg för att utveckla er verksamhet. Vi arbetar utifrån ett helhetsperspektiv för att lyfta dokumentationen både strategiskt och operativt, vilket bidrar till:Vill du veta mer om hur Dokumentera kan bidra till att få ordning på er dokumentation? Eller vill du bara veta mer om Dokumentera? Du är alltid välkommen att höra av dig!
 Utveckla det som gör er unika - er kunskap. Vi skapar anpassad, tydlig och organiserad dokumentation och information som användarna förstår och kan använda. Det ökar kunskapskapitalet, skapar effektiva processer och gör er mer konkurrenskraftiga. Förbättra leverans och projektresultat med professionell dokumentsamordning. Vi vet hur avgörande leveransen är i stora industriella projekt med stora mängder dokument. Vi ser till att er dokumentation är organiserad och granskad samtidigt som vi etablerar processer för kontinuerlig tids- och kvalitetssäkring. FRÅN BLOGGEN MISSA INTE
li|Ökad effektivitet och bättre styrning Nöjdare medarbetare och kunder Högre säkerhet och ökad transparens Bättre kunskapsöverföring och tydligare processer
h1|Dokumentation som stärker ert företag
Kunskap är en strategisk tillgång som gör ert företag unikt. Vi tror på effektiv dokumentation av kunskapen som en nyckelfaktor till hållbar tillväxt. Dokumentation och Information Dokumentsamordning Ett strategiskt dokumentationsarbete skapar trygghet inom organisationen och förutsättningar för framgångsrik utveckling. Vi skräddarsyr dokumentationslösningar som passar er verksamhet och era behov. Kraften i effektiv dokumentation Vad är det och varför är det viktigt? 10 tips för hur du skriver bättre texter Instruktion för påsken Ökad harmoni med en väldokumenterad verksamhet Maximera strukturkapitalet genom dokumentation Informationssäkerhet - en värdefull satsning för organisationen Hör av dig!

pa|Vi har sedan starten 2007 genomfört konsultuppdrag inom teknisk dokumentation, informationshantering och dokumentsamordning för ett stort antal nöjda kunder. Våra kunder är alltifrån små framgångsrika nischföretag till myndigheter och stora, väletablerade företag som ofta är marknadsledande inom sina respektive områden. Våra uppdrag kan vara strategiska likaväl som operativa, omfatta projektledning såväl som skrivuppdrag. De kan vara långa eller korta, stora eller små. Syftet kan vara alltifrån att lösa ett specifikt problem till att effektivisera produktionsprocesser och öka kundnöjdhet. Vad kan vi göra för dig och din verksamhet?
di|10302ud5bc4246c8c149db9c09a96155d489ff " Dokumentera är lyhörda, lätta att jobba med och förstår våra behov. Deras konsult hjälpte oss att bygga upp en portal för vårt nya arbetssätt vilket inte bara säkrade migreringen men även skapade en enhetlighet med väldokumenterade beskrivningar. Chef Projekt och Förvaltning " Jag har tagit hjälp av Dokumentera vid flera tillfällen, i olika företag, för att få ordning på verksamhetens dokumentation eller skapa dokumentation från grunden. Dokumentera är en proaktiv och samarbetsorienterad leverantör som tillhandahåller resultat, på utlovad tid med hög kvalitet. AdvisorGenom att driva och koordinera dokumentleveranserna hjälpte Dokumentera ABB att få ett bättre kassaflöde. Scandinova ökade precisionen genom att ta hjälp med att dokumentera sina tillverkningsprocesser. Svenska kraftnät tog hjälp av Dokumentera för att ta fram styrmedel och att arbeta med verksamhetsutveckling i dokumentationsarbetet. Expisoft fokuserade på utvecklingen när Dokumentera tog hand om dokumentationen. Dokumentera hjälpte Pensionsmyndigheten att säkerställa tillgång till rätt information, för rätt person, vid rätt tillfälle. Dokumentera hjälpte Tele2 att vässa sin marknadsföring med Storytelling. Stockholmståg tog hjälp av Dokumentera för att säkra instruktioner till tågförarna vilket ökar tågtrafikens tillförlitlighet. Dokumentera hjälpte Myndigheten för Tillgängliga Medier (MTM) att säkra kunskapen inom organisationen inför omlokaliseringen från Stockholm till Malmö. Sveaskog vände sig till Dokumentera för att dokumentera och flytta över sina styrande dokument till SharePoint. Nordea är en av de ledande affärsbankerna i Sverige. Dokumentera hjälpte banken att sätta upp en wiki där all dokumentation av de verksamhetskritiska databaserna samlades.
h1|Inspireras av våra kunder
h2|Vill du veta mer om hur Dokumentera kan bidra till att få ordning på er dokumentation? Eller vill du bara veta mer om Dokumentera? Du är alltid välkommen att höra av dig! Konsultuppdrag inom näringslivets alla sektorer Kunder Hör av dig!
h3|Johan Bergström Håkan Andersson 
pa|Från strategi till analys och produktion ser vi till att er dokumentation och information är anpassad, tydlig och organiserad. Vi anpassar våra tjänster efter era unika behov. Gör det ni är bäst på, låt oss sköta dokumentationen! Kunskap gör er verksamhet unik. Vi säkerställer att er kunskap kan användas som en strategisk tillgång - alltid anpassad efter era behov. Grunden till effektiva verksamhetsprocesser och smidig kunskapsöverföring är anpassad dokumentation och tydlig information. Vi analyserar, producerar och organiserar er dokumentation så att den finns på rätt ställe vid rätt tillfälle för rätt person. För att effektivt driva stora projekt med stora mängder dokument krävs professionell dokumentsamordning. Vi organiserar och säkerställer leveransen av era dokument och ser till att projektresultaten kan förvaltas. Dokumentation hanteras ofta på olika sätt inom organisationer, vilket innebär att behoven också ser annorlunda ut. Tack vare lång erfarenhet och bred kompetens inom teknik och IT kan vi anpassa våra tjänster efter era unika behov.
di|10302ud5bc4246c8c149db9c09a96155d489ff
st|Öka konkurrenskraften med effektiv dokumentation
h1|Dokumentation som får er att växa
h2|Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa er? Lämna dina kontaktuppgifter och skriv ett kort meddelande så hör vi av oss! Strategi Dokumentation och information Vi arbetar med Dokumentsamordning Kompetens Hör av dig!
h3|Användardokumentation Behovsanalys Digitalisering Dokumentationsprocesser Dokumenthantering Dokumentsamordning GAP-analys IT-dokumentation Informationsanalys Klassificering Process- och rutinbeskrivningar Produkt- och tjänstebeskrivningar Regulatorisk dokumentation Storytelling Tekniska översättningar Terminologi 
pa|Myndigheten för Tillgängliga Medier (MTM) arbetar för att alla ska ha tillgång till litteratur och samhällsinformation oavsett läsförmåga eller funktionsnedsättning. Efter ett regeringsbeslut stod MTM inför en stor omlokalisering från Stockholm till Malmö och majoriteten av arbetsstyrkan kommer att avsluta sin anställning. För att säkra kunskapen inom organisationen innan flytten anlitades Dokumentera AB.
di|10302u0263137daa2648199660131397e7ad52Svenska kraftnät tog hjälp av Dokumentera för att ta fram styrmedel och att arbeta med verksamhetsutveckling i dokumentationsarbetet. Genom att driva och koordinera dokumentleveranserna hjälpte Dokumentera ABB att få ett bättre kassaflöde. Dokumentera hjälpte Pensionsmyndigheten att säkerställa tillgång till rätt information, för rätt person, vid rätt tillfälle.
h1|Myndigheten för Tillgängliga Medier
h2|Fyll i din e-postadress för att ladda ner artikeln Kunder

pa|Tele 2 erbjuder företagslösningar inom telefoni och datakommunikation till organisationer i alla storlekar och branscher. För att på ett enhetligt och effektivt sätt kunna kommunicera fördelarna med de levererade lösningarna till presumtiva kunder valde Tele2 att låta Dokumentera producera referenstexter.
di|10302uaff619d1ab6f40d980b75d79c5fb9f28Svenska kraftnät tog hjälp av Dokumentera för att ta fram styrmedel och att arbeta med verksamhetsutveckling i dokumentationsarbetet. Genom att driva och koordinera dokumentleveranserna hjälpte Dokumentera ABB att få ett bättre kassaflöde. Dokumentera hjälpte Pensionsmyndigheten att säkerställa tillgång till rätt information, för rätt person, vid rätt tillfälle.
h1|Tele2
h2|Skriv in din e-postadress för att ladda ned hela artikeln. Kunder

pa|Stora Nygatan 5 111 27 Stockholm info@dokumentera.se +46 8 556 017 00 , och . Tack för visat intresse! Kolla din inbox.
di|Mer tid för utveckling när Dokumentera hanterade och kvalitetssäkrade produktdokumentationen. Ledande utbildningsföretag fick sin egenutvecklade lärplattform professionellt dokumenterad. Dokumentera tog fram en dokumentationsstrategi för Sveriges Radio som konkret visade hur det dagliga arbetet underlättas genom ett gemensamt dokumenthanteringssystem. Svenska kraftnät tog hjälp av Dokumentera för att ta fram styrmedel och att arbeta med verksamhetsutveckling i dokumentationsarbetet. Dokumentera hjälpte Pensionsmyndigheten att säkerställa tillgång till rätt information, för rätt person, vid rätt tillfälle. Dokumentera hjälpte Tele2 att vässa sin marknadsföring med Storytelling.
h1|ABB
h2|Kunder

pa|Precis som majoriteten av alla professionella hemsidor så nyttjar även denna sida cookies, vilka är små informationssamlande filer som laddas ned lokalt på din dator. Dessa filer har i syfte är att förbättra din användarupplevelse på olika sätt. Denna sida beskriver vilken information som samlas in, hur vi använder oss av den och varför vi i vissa fall behöver lagra dessa cookies. Vi beskriver även hur du som besökare kan förhindra lagring av cookies, även om detta kan påverka användarvänligheten och sidans funktion negativt. För mer generell information om cookies, vänligen besök Wikipedia-artikeln kring HTTP Cookies. Vi använder cookies av flera olika anledningar, dessa beskrivs i detalj nedan. Dessvärre finns det i de flesta fall ingen enhetlig industristandard för att stänga av användningen av cookies utan att helt inaktivera funktionalitet de tillför till sidan. Det rekommenderas därför att du tillåter användningen av cookies, i synnerhet om du är osäker på om funktionalitet du önskar nyttja på sidan är beroende av cookies. Du kan hindra nedsparandet av cookies genom att justera de inställningar i din webbläsare som styr detta (se hjälpavsnittet för respektive webbläsare kring hur detta görs). Var dock medveten om att inaktivering av cookies kommer att påverka funktioner på denna och många andra hemsidor du besöker. Denna hemsida erbjuder möjligheten att anmäla intresse via e-post där cookies kan användas för att komma ihåg ifall du redan är registrerad och om visst material ska visas, som enbart är tillgängligt för användare registrerade med sin e-post-adress. Det kan hända att vi erbjuder vi användarundersökningar eller andra typer av frågeformulär. Detta för att ge dig värdefull kunskap och nyttiga verktyg samt för att ge oss möjligheten att förstå våra kunder bättre. Den här typen av undersökningar och formulär kan använda cookies för att minnas vilka som redan deltagit och presentera korrekt information när du navigerar runt på sidan. När du skickar in information via kontakt- eller kommentarsformulär så kan cookies placeras för att minnas dina användaruppgifter vid framtida kontakttillfällen. I vissa specifika fall använder vi oss även av cookies från pålitliga tredjepartleverantörer. Sektionen nedan går igenom vilka typer av tredjeparts-cookies du kan möta på sidan. Tredjepartsanalyser används för att spåra och mäta användarmönster på hemsidan, så att vi kan fortsätta att producera relevant och engagerande material för din räkning. Denna sida använder Google Analytics, vilket är en av webbens vanligaste och mest anförtrodda analystjänster. Denna tjänst hjälper oss att förstå hur du använder sidan och på vilka sätt vi kan förbättra din upplevelse i framtiden. Dessa cookies kan mäta hur lång tid du spenderar på de delar av sidan du besöker, vilket underlättar produktionen av fortsatt relevant och engagerande material. För mer information kring cookies från Google Analytics, besök den officiella sidan för Google Analytics. Då och då testar vi ny funktionalitet på sidan, vilket innebär att subtila ändringar kan göras avseende sidans utseende och funktion. När detta sker så kan vi använda oss av cookies för att försäkra oss – och samtidigt inhämta kunskap - om din användarupplevelse, för att förstå hur väl förändringar av sidan faller ut. Förhoppningsvis har detta avsnitt gett dig större klarhet kring vår cookie-användning. Som nämnt tidigare så rekommenderar vi att låta cookie-hanteringen vara aktiv i alla fall där du är osäker på ifall inaktivering av cookies påverkar funktionerna på sidan negativt. Vid ytterligare frågor och information så kan du kontakta oss på .Det stora projektet avslutat, lösningen levererad till kunden, och sista fakturan är skickad. Allt borde vara frid och fröjd. Men plötsligt hör kunden av sig. Dokumentationen som skulle följt med leveransen är inte fullständig, eller är inte utformad på ett sätt som passar kundens system. Vad hade kunnat göras bättre från början? Två erfarna dokumentsamordnare delar här med sig av sina bästa råd från sin vardag. Malena har som byggnadsingenjör lång erfarenhet av att hantera dokumentation, ritningar och med CAD-samordning. Dessutom har hon jobbat som CAD-samordnare och som redaktör för webbplatser med bl a programmering, design och redaktionellt arbete. Malena är nyfiken på att lära sig nya saker och nu får hon vara nyfiken på Dokumentera. Varmt välkommen Malena! Helena är utbildad driftledare med bred erfarenhet av teknisk administration från flera branscher. Hon brinner för att göra komplexa tekniska frågor förståeliga och för att hjälpa andra människor oavsett problem. Nu finns hon på Dokumentera, och det är vi glada för. Välkommen Helena! Med kandidatexamen i både data- och systemvetenskap och journalistik har Åsa den perfekta bakgrunden som konsult på Dokumentera. Utöver ett tekniskt intresse, är Åsa också mycket intresserad av språk och nu får hon möjlighet att kombinera sina intressen i rollen som teknisk skribent. Varmt välkommen till Dokumentera Åsa!
h1|Cookiepolicy för Dokumentera
h2|Vad är Cookies? Hur vi använder Cookies Inaktivera Cookies De Cookies vi placerar i din enhet Tredjeparts-cookies Mer information Missa inte

pa|Bankverksamhet handlar i stor utsträckning om att hantera data - information om lån, valutakurser, skattesatser och så vidare. Datat finns samlat i databaser med möjligheter att göra beräkningar. Hos Nordea hade dessa databaser växt fram rätt organiskt i takt med att verksamheten digitaliserades och utvecklades.
di|10302u18ec9b7a31ad46a9afe8b34ccd1301cfSvenska kraftnät tog hjälp av Dokumentera för att ta fram styrmedel och att arbeta med verksamhetsutveckling i dokumentationsarbetet. Genom att driva och koordinera dokumentleveranserna hjälpte Dokumentera ABB att få ett bättre kassaflöde. Dokumentera hjälpte Pensionsmyndigheten att säkerställa tillgång till rätt information, för rätt person, vid rätt tillfälle.
h1|Samlad dokumentation av databaser hos Nordea
h2|Fyll i din e-postadress för att ladda ner artikeln Kunder

pa|När Marvells teknikskribent slutade fick Dokumentera under tio månader hela ansvaret för hantering och kvalitetssäkring av företagets produktdokumentation. Eftersom Dokumentera-konsulten redan hade skrivit dokument åt företagets marknadsföringsgrupp kände han till hur verksamheten fungerade och kunde därför kliva direkt in i den nya rollen. Resultatet blev mer tid för produktutveckling samtidigt som fler dokument publicerades enligt releaseschemat. Läs mer om hur det gick till genom att klicka på knappen ovan.
di|10302u3fefab6b18244c76bea6f47ae18ea3c8 Ledande utbildningsföretag fick sin egenutvecklade lärplattform professionellt dokumenterad. Dokumentera tog fram en dokumentationsstrategi för Sveriges Radio som konkret visade hur det dagliga arbetet underlättas genom ett gemensamt dokumenthanteringssystem. Svenska kraftnät tog hjälp av Dokumentera för att ta fram styrmedel och att arbeta med verksamhetsutveckling i dokumentationsarbetet. Genom att driva och koordinera dokumentleveranserna hjälpte Dokumentera ABB att få ett bättre kassaflöde. Dokumentera hjälpte Pensionsmyndigheten att säkerställa tillgång till rätt information, för rätt person, vid rätt tillfälle. Dokumentera hjälpte Tele2 att vässa sin marknadsföring med Storytelling.
h1|Hantering och kvalitetssäkring av företagets produktdokumentation
h2|Fyll i din e-postadress för att ladda ned artikeln om hur vi hjälpte Marvell med deras produktdokumentation. Kunder

pa|Expisoft är ett ungt, svenskt mjukvarubolag som utvecklar säkerhetsprodukter. Inför lanseringen av en ny produktversion gav man Dokumentera i uppdrag att ta fram dokumentation av produkten, installationen och användningen. Dokumentationen togs fram på sådant sätt att Expisofts personal kunde i det närmaste ostörda fokusera på sitt utvecklingsarbete.
di|10302uc951327a9f06459eb2951507fd2ecee9Svenska kraftnät tog hjälp av Dokumentera för att ta fram styrmedel och att arbeta med verksamhetsutveckling i dokumentationsarbetet. Genom att driva och koordinera dokumentleveranserna hjälpte Dokumentera ABB att få ett bättre kassaflöde. Dokumentera hjälpte Pensionsmyndigheten att säkerställa tillgång till rätt information, för rätt person, vid rätt tillfälle.
h1|Expisoft
h2|Skriv in din e-postadress för att ladda ned hela artikeln. Kunder

pa|Dokumenteras uppdrag uppkom i samband med att Sveaskog skulle flytta över sina styrande dokument (policyer, riktlinjer och instruktioner) till en ny plattform i SharePoint för att lyfta och förbättra virkesflödessystemet, verksamhetens viktigaste system. Dessutom behövde man ta fram en ny verksamhetsmanual för att förklara hur man arbetar i det nya systemet. Dokumenteras skribent bistod verksamheten genom att samordna dokument och författare, skapa och redigera dokument och fylla den nya plattformen med innehåll.
di|10302u357532bbace24a68a0e3d8b4832c1b37Svenska kraftnät tog hjälp av Dokumentera för att ta fram styrmedel och att arbeta med verksamhetsutveckling i dokumentationsarbetet. Genom att driva och koordinera dokumentleveranserna hjälpte Dokumentera ABB att få ett bättre kassaflöde. Dokumentera hjälpte Pensionsmyndigheten att säkerställa tillgång till rätt information, för rätt person, vid rätt tillfälle.
h1|Sveaskog: Tydlig dokumentation säkrade flytten till nytt systemstöd
h2|Fyll i din e-postadress för att ladda ner artikeln Kunder

pa|Malena har som byggnadsingenjör lång erfarenhet av att hantera dokumentation, ritningar och med CAD-samordning. Dessutom har hon jobbat som CAD-samordnare och som redaktör för webbplatser med bl a programmering, design och redaktionellt arbete. Malena är nyfiken på att lära sig nya saker och nu får hon vara nyfiken på Dokumentera. Varmt välkommen Malena! Det är ett otroligt trevligt företag och jag kände mig välkommen från första stund. Företaget lyckas med att få alla att känna sig välkomna, vilket känns viktigt både för medarbetarna och kunderna. Det är också ett väldigt kompetent företag. Dokumentera har bestämt sig för sin nisch och den är man väldigt kompetent inom. Man vet vad man har för kunskap, vilken kunskap man kan erbjuda och vilka kunder man vill ha. Jag är dokumentationsansvarig för projekt inom kraftsektorn. Jag finns med i projekten för att ansvara för insamling och granskning av teknisk dokumentation. Jag är flexibel, lyhörd och noggrann. Man är också något av en detektiv - man letar efter dokumentation och information för att hjälpa människor. Det som förvånade mig är hur oerhört mycket kontakt man har med människor i den här rollen, mycket mer än jag trodde. Man är också något av en detektiv - man letar efter dokumentation och information för att hjälpa människor. Scouting är en stor del av min fritid och jag är kårordförande i Kärrtorps scoutkår sedan flera år tillbaka. I den rollen har jag bl a varit ansvarig för Valborgsfirandet i Kärrtorp som brukar dra 6 000 besökare, i vanliga fall. I våras körde vi firandet helt virtuellt via Facebook. Vi tände en eld, scouter sjöng, jag höll vårtal och vi samlade in pengar till scouternas verksamhet. Det gick ju bra det också, men nu längtar jag efter att få ha fysiska möten och evenemang.Det stora projektet avslutat, lösningen levererad till kunden, och sista fakturan är skickad. Allt borde vara frid och fröjd. Men plötsligt hör kunden av sig. Dokumentationen som skulle följt med leveransen är inte fullständig, eller är inte utformad på ett sätt som passar kundens system. Vad hade kunnat göras bättre från början? Två erfarna dokumentsamordnare delar här med sig av sina bästa råd från sin vardag. Helena är utbildad driftledare med bred erfarenhet av teknisk administration från flera branscher. Hon brinner för att göra komplexa tekniska frågor förståeliga och för att hjälpa andra människor oavsett problem. Nu finns hon på Dokumentera, och det är vi glada för. Välkommen Helena! Med kandidatexamen i både data- och systemvetenskap och journalistik har Åsa den perfekta bakgrunden som konsult på Dokumentera. Utöver ett tekniskt intresse, är Åsa också mycket intresserad av språk och nu får hon möjlighet att kombinera sina intressen i rollen som teknisk skribent. Varmt välkommen till Dokumentera Åsa! Sanna har arbetat inom många olika branscher, både som konsult och som anställd. Arbetsuppgifterna har ofta handlat om att se till att rätt information finns tillgänglig på rätt ställe. Hon gillar att bringa ordning och reda i stora informationsmängder. Nu hälsar vi Sanna välkommen som konsult hos Dokumentera.
h1|Hej Malena!
h2|Missa inte

em|Hur skulle du beskriva Dokumentera? Berätta om ditt nuvarande uppdrag! Vad är din styrka som dokumentatör? Vad tycker du är extra intressant inom dokumentation? Vad gör du när du inte arbetar med dokumentation?
pa|Helena är utbildad driftledare med bred erfarenhet av teknisk administration från flera branscher. Hon brinner för att göra komplexa tekniska frågor förståeliga och för att hjälpa andra människor oavsett problem. Nu finns hon på Dokumentera, och det är vi glada för. Välkommen Helena! Som ett företag där man framgångsrikt lyckats samla medarbetare, med gedigen expertkompetens inom dokumentation, och förena det med en familjär och inkluderande känsla. Det är högt i tak och många skratt, inte minst på mitt allra första möte med Dokumentera! Här känner man sig direkt varmt välkommen och hemma! Jag är dokumentationsansvarig i större projekt hos en myndighet. Min främsta uppgift är att koordinera dokumentationen så att den dels är på rätt ställe, i rätt tid och hos rätt funktion, och dels att dokumentationen följer de av kunden högt ställda krav på riktlinjer som krävs. I mitt jobb ingår även att korrigera och upprätta felaktigheter i dokumentationen, samt i slutet av projekten samla och läsa in projektets samlade dokumentation inför överlämning till nästa funktion. Det är ett spännande uppdrag med högt tempo och många både externa och interna kontaktytor för att möjliggöra att vi tillsammans levererar det kunden önskar. Det bästa som finns är att skapa ordning och reda! Att få hjälpa till med att bringa ordning i kaos genom att skapa en överblick, noggrant strukturera upp och sedan få rätt sak på rätt plats är oslagbart. Att få tillfälle att strukturera ett effektivt och tydligt arbetssätt med målet att förbättra och underlätta processer, tycker jag är jättekul! Vad tycker du är extra intressant inom dokumentation? Jag trivs så himla bra med att hjälpa andra! Att få tillfälle att strukturera ett effektivt och tydligt arbetssätt med målet att förbättra och underlätta processer, tycker jag är jättekul! Möjligheten att dessutom få arbeta i en funktion som är samhällskritisk är extra roligt och utmanande, då det här blir tydligt vilka större konsekvenser som är risken om dokumentationen inte är korrekt. Vad gör du när du inte arbetar med dokumentation? Då hittar man mig högst sannolikt antingen i svampskogen, på vandring längs Upplandsleden eller i Stockholms skärgård på jakt efter storgäddan. Jag har alltid varit en aktiv person som trivs bäst ute i naturen. Fysisk aktivitet i kombination med friluftsliv fyller mig med energi, inför nästa utmaning att bringa ordning i oreda...Det stora projektet avslutat, lösningen levererad till kunden, och sista fakturan är skickad. Allt borde vara frid och fröjd. Men plötsligt hör kunden av sig. Dokumentationen som skulle följt med leveransen är inte fullständig, eller är inte utformad på ett sätt som passar kundens system. Vad hade kunnat göras bättre från början? Två erfarna dokumentsamordnare delar här med sig av sina bästa råd från sin vardag. Malena har som byggnadsingenjör lång erfarenhet av att hantera dokumentation, ritningar och med CAD-samordning. Dessutom har hon jobbat som CAD-samordnare och som redaktör för webbplatser med bl a programmering, design och redaktionellt arbete. Malena är nyfiken på att lära sig nya saker och nu får hon vara nyfiken på Dokumentera. Varmt välkommen Malena! Med kandidatexamen i både data- och systemvetenskap och journalistik har Åsa den perfekta bakgrunden som konsult på Dokumentera. Utöver ett tekniskt intresse, är Åsa också mycket intresserad av språk och nu får hon möjlighet att kombinera sina intressen i rollen som teknisk skribent. Varmt välkommen till Dokumentera Åsa! Sanna har arbetat inom många olika branscher, både som konsult och som anställd. Arbetsuppgifterna har ofta handlat om att se till att rätt information finns tillgänglig på rätt ställe. Hon gillar att bringa ordning och reda i stora informationsmängder. Nu hälsar vi Sanna välkommen som konsult hos Dokumentera.
h1|Helena älskar att skapa ordning och reda
h2|Missa inte

em|Hur skulle du beskriva Dokumentera? Berätta om ditt nuvarande uppdrag! Vad är din styrka som dokumentatör?
pa|Dokumentera samlar in och behandlar personuppgifter när du exempelvis vill bli kund hos oss, tar kontakt i allmänna frågor, svarar på en platsannons eller skickar in en spontanansökan samt när du använder dig av våra tjänster. Ansvarig för att behandlingen av personuppgifterna är förenlig med tillämplig dataskyddslagstiftning såsom General Data Protection Regulation, GDPR (EU 216/679) är Dokumentera EU AB (556699-8703) med postadress Stora Nygatan 5, 111 27 Stockholm. Denna integritetspolicy informerar om vilka personuppgifter som Dokumentera samlar in om dig som kund, potentiell kund eller som arbetssökande. Policyn gäller för alla som på något sätt nyttjar Dokumenteras tjänster och/eller på annat sätt har kontakt med oss. Dokumentera behandlar personuppgifter vid: Som grundregel lagrar vi dina personuppgifter enbart så länge arbetsprocessen/ändamålet kräver det och i enlighet med de ändamål som beskrivs ovan. Vi genomför regelbundet gallringar och tar bort personuppgifter som inte längre är nödvändiga. Ansökningshandlingar rensas bort efter två år från att de inkommit till Dokumentera vilket även gäller information om tidigare anställda. En del personuppgifter lagras av och där är Dokumentera enligt lag skyldig att lagra uppgifterna i ett visst antal år. Om du inte längre vill ta del av information från Dokumentera kan du enkelt avregistrera dig genom att använda den Unsubscribe-knapp som finns i varje utskick eller genom att kontakta oss på . Om du inte längre vill finnas med i vårt kund- eller cv-register avregistrerar du dig genom att maila till . Från det att diskussionen om ett uppdrag påbörjas till dess uppdraget avslutat i sin helhet förbinder sig Dokumentera att hantera samtliga personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen, GDPR (EU)(2016/679) samt annan, på området, tillämplig lagstiftning. Externa personuppgifter, d.v.s. tillhörande individer utanför Dokumentera, som förekommer i för uppdraget producerat kundmaterial (undantaget det som levererats till kund) kommer att anonymiseras efter att uppdraget slutförts. Dokumentera värnar om hög säkerhet för dina personuppgifter. Dokumentera äger inga egna applikationstjänster utan använder väletablerade leverantörer för lagring och andra tjänster. Bolag som hanterar personuppgifter för Dokumenteras räkning undertecknar alltid avtal med oss för att säkerställa en hög skyddsnivå, bland annat biträdesavtal. Dokumentera kommer att lämna ut personuppgifter till tredje part, som t ex. polisen eller annan myndighet om det rör en brottsutredning eller då vi på annat sätt blir skyldiga att göra så enligt lag eller myndighetsbeslut. Dokumentera behandlar inga personuppgifter om barn. Från och med 25 maj 2018 har du som registrerad rättighet att: Du har vidare rätt att i förekommande fall inge klagomål till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter. Läs mer: . Dokumentera kan komma att ändra sin integritetspolicy med tiden. Den senaste versionen ska dock alltid finnas tillgänglig på vår hemsida, . Detsamma gäller vår . Om du har frågor gällande denna Integritetspolicy, vill bli borttagen ur våra system eller vill använda dig av dina rättigheter enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) ber vi dig kontakta oss på . Dokumentera återkommer med svar inom 30 dagar från det att vi erhållit ditt meddelande.Det stora projektet avslutat, lösningen levererad till kunden, och sista fakturan är skickad. Allt borde vara frid och fröjd. Men plötsligt hör kunden av sig. Dokumentationen som skulle följt med leveransen är inte fullständig, eller är inte utformad på ett sätt som passar kundens system. Vad hade kunnat göras bättre från början? Två erfarna dokumentsamordnare delar här med sig av sina bästa råd från sin vardag. Malena har som byggnadsingenjör lång erfarenhet av att hantera dokumentation, ritningar och med CAD-samordning. Dessutom har hon jobbat som CAD-samordnare och som redaktör för webbplatser med bl a programmering, design och redaktionellt arbete. Malena är nyfiken på att lära sig nya saker och nu får hon vara nyfiken på Dokumentera. Varmt välkommen Malena! Helena är utbildad driftledare med bred erfarenhet av teknisk administration från flera branscher. Hon brinner för att göra komplexa tekniska frågor förståeliga och för att hjälpa andra människor oavsett problem. Nu finns hon på Dokumentera, och det är vi glada för. Välkommen Helena! Med kandidatexamen i både data- och systemvetenskap och journalistik har Åsa den perfekta bakgrunden som konsult på Dokumentera. Utöver ett tekniskt intresse, är Åsa också mycket intresserad av språk och nu får hon möjlighet att kombinera sina intressen i rollen som teknisk skribent. Varmt välkommen till Dokumentera Åsa!
li|Rättslig grund är att fullgöra som ingåtts i samband med överenskommelsen. Personuppgifterna är nödvändiga för att fullgöra avtalet med kunden eller för att kunna ingå ett avtal i ett senare skede. Rättslig grund är som sker i och med att du anmäler ditt intresse via vår hemsidas formulär. Dokumentera behandlar personuppgifter för att kunna administrera ansökningar och tillsätta tjänster. Rättslig grund är i och med att du skickar in ditt cv och dina ansökningshandlingar och eventuellt, även låter oss ta del av din LinkedIn-profil. Rättslig grund är för att möjliggöra marknadsföring av Dokumenteras tjänster till den juridiska person du företräder. Rättslig grund är vilket ges när du anmäler ditt intresse av att erhålla artiklar från Dokumentera via vårt webbformulär. Möjliggöra för Dokumentera att analysera hur webbplatsen används, dra slutsatser om intresseområden hos besökare samt att eventuellt kontakta användaren via mail eller telefon. Dokumentera använder sig av tredjepartstjänster såsom Google Adwords cookies för att kunna visa relevant information på andra hemsidor än vår egen för de som visat intresse för våra tjänster eller för Dokumentera som bolag. Rättslig grund är som sker när du anmäler ditt intresse för att få artiklar och annan information tillsänt dig via formuläret på vår hemsida. För mer information om cookies, se vår . Namn, E-post, Telefonnummer, Företagsadress, Titel, Organisation/organisationsnummer. - Operativsystem, webbläsarversion, IP-adress och cookies. Innehållet i cv och ansökningshandlingar, personuppgifter från de social medier som den sökande hänvisar till samt innehåll i cv. Personnummer samlas in vid rekrytering och vid säkerhetsskyddade upphandlingar. Anteckningar och e-post för att hantera kundrelationer. Vi samlar in och behandlar personuppgifter som du lämnar till oss, t.ex. i samband med att du besöker vår webbplats, vid ett personligt möte (exempelvis visitkort) eller när du laddar ned information från vår hemsida. När du besöker vår hemsida registrerar vi information om din användning. Denna information omfattar vilka sidor du besöker och hur du beter dig på hemsidan. Vi använder oss exempelvis av Google Analytics och liknande verktyg för att registrera information. Denna information kan omfatta operativsystem, webbläsarversion, IP-adresser och cookies. Detta kan bara knytas till dig som person i och med att du ger ditt samtycke genom att fylla i webbformuläret om att erhålla nyhetsbrev och artiklar. I vårt säljarbete gör vi eget prospekteringsarbete och kan då fånga upp dina kontaktuppgifter på internet eller via andra affärskontakter. Vi kan komma att inhämta kontaktuppgifter från andra samarbetspartners, t.ex. via tredjepartstjänster för adressuppdatering. få information om dina personuppgifter. få felaktiga personuppgifter rättade. få dina personuppgifter raderade. invända mot att personuppgifterna används för direktmarknadsföring. invända mot att personuppgifterna används för automatiserat beslutsfattande och profilering. flytta personuppgifterna (dataportabilitet).
st|Offert, avtalsskrivning och beställningar av våra tjänster: avtal E-postutskick/nyhetsbrev med information och artiklar om dokumentation: samtycke Rekrytering: samtycke Marknadsföring: intresseavvägning Utveckling av hemsidan: samtycke Leadsgenerering/profilering: samtycke Kontaktuppgifter: Webb: Rekrytering: Marknadsföring: Uppgifter som du själv lämnar till oss: Uppgifter som samlas in när du besöker vår hemsida: Uppgifter från andra källor: rättslig förpliktelse Kontakta oss
h1|Integritetspolicy
h2|Allmänt Personuppgiftsbehandling på Dokumentera Personuppgifter som behandlas När samlar vi in uppgifter om dig? Lagringstid Säkerhet Vilka kan ta del av personuppgifterna? Behandling av personuppgifter om barn Rättigheter som registrerad (GDPR) Ändring av integritetspolicy Missa inte

pa|Dokumentera EU AB definierar ett hållbart företag som ett företag där lönsamhet, miljöhänsyn och socialt engagemang förenas. För oss handlar hållbart företagande bland annat om att spara på egna resurser och minska den negativa påverkan på miljön. Vi gör mer än vad bara lagar och regler säger, och tar vårt ansvar för en hållbar utveckling på allvar. I vårt arbete inspireras vi av Sveriges miljömål samt Agenda 2030 och dess globala mål för en hållbar utveckling. Dokumenteras hållbarhetsarbete vilar på tre pelare: Att ta ansvar för samhällets ekonomiska hållbarhet handlar om att använda och vårda resurser för att skapa långsiktigt hållbara värden. För Dokumenteras del innebär det - förutom att värna miljön - att säkra den långsiktiga ekonomiska tillväxten för vårt företag. För oss är det självklart att bedriva en ansvarsfull verksamhet med en sund och balanserad ekonomi. I detta arbete vägleds vi av följande riktlinjer: Att ta ansvar för samhällets sociala hållbarhet handlar om att verka för ett jämställt och jämlikt samhälle där människor lever ett gott liv med god hälsa, och där allas lika värde är en självklarhet. Vi på Dokumentera vill bedriva vår verksamhet som en god samhällsmedborgare. Vi tar hänsyn till våra medmänniskor - oavsett om de är medarbetare, kunder, partner eller på andra sätt påverkas av vårt företag. I detta arbete vägleds vi av följande riktlinjer: Att ta ansvar för vår planets ekologiska hållbarhet handlar om att integrera omsorgen om miljön i det dagliga arbetet. Vi på Dokumentera vill bidra till en långsiktigt hållbar miljö genom att eftersträva så låg miljöpåverkan som möjligt - för att jordens resurser ska räcka även till kommande generationer. I detta arbete vägleds vi av följande riktlinjer: Vi arbetar kontinuerligt för att minska vår förbrukning av energi och vatten, och strävar efter att använda energikällor som är så effektiva och har så låg miljöpåverkan som möjligt. Vi mäter och följer upp vår förbrukning regelbundet och systematiskt.Det stora projektet avslutat, lösningen levererad till kunden, och sista fakturan är skickad. Allt borde vara frid och fröjd. Men plötsligt hör kunden av sig. Dokumentationen som skulle följt med leveransen är inte fullständig, eller är inte utformad på ett sätt som passar kundens system. Vad hade kunnat göras bättre från början? Två erfarna dokumentsamordnare delar här med sig av sina bästa råd från sin vardag. Malena har som byggnadsingenjör lång erfarenhet av att hantera dokumentation, ritningar och med CAD-samordning. Dessutom har hon jobbat som CAD-samordnare och som redaktör för webbplatser med bl a programmering, design och redaktionellt arbete. Malena är nyfiken på att lära sig nya saker och nu får hon vara nyfiken på Dokumentera. Varmt välkommen Malena! Helena är utbildad driftledare med bred erfarenhet av teknisk administration från flera branscher. Hon brinner för att göra komplexa tekniska frågor förståeliga och för att hjälpa andra människor oavsett problem. Nu finns hon på Dokumentera, och det är vi glada för. Välkommen Helena! Med kandidatexamen i både data- och systemvetenskap och journalistik har Åsa den perfekta bakgrunden som konsult på Dokumentera. Utöver ett tekniskt intresse, är Åsa också mycket intresserad av språk och nu får hon möjlighet att kombinera sina intressen i rollen som teknisk skribent. Varmt välkommen till Dokumentera Åsa!
di|10302ud5bc4246c8c149db9c09a96155d489ff
li|Ekonomisk hållbarhet Social hållbarhet Ekologisk hållbarhet. Vi undviker ekonomiska beslut som riskerar företagets framtid och vi väljer att växa organiskt. Vi agerar ansvarsfullt, korrekt och med full transparens. Vi värdesätter ärlighet, öppenhet och etik i alla affärsrelationer. Vi håller löften och behandlar både medarbetare, kunder, partner och andra med respekt. Vi tar avstånd från alla former av mutor, bestickning och korruption. Vi har en policy för motverkande av korruption med tydliga regler kring gåvor, resor och måltider. Vi följer gällande lagar och andra krav relaterade till hälsa och säkerhet. Vi lägger stor vikt vid konfidentialitet och informationssäkerhet, och hanterar våra kunders material och information på ett ansvarsfullt och tryggt sätt. Hantering av information regleras i vår policy för informations- och IT-säkerhet. Vi verkar för sund konkurrens och iakttar god marknadsföringssed. Vår information till kunder är tydlig och aldrig medvetet vilseledande. Vi värnar om en kultur där var och en får vara sig själv som person och där vi delar med oss av kunskap samt information och hjälper varandra. Vi vill erbjuda en trivsam och utvecklande arbetsmiljö för alla våra medarbetare oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion, sexuell läggning, funktionsnedsättning och ålder. Hos oss råder nolltolerans mot alla former av diskriminering och sexism. Vi vill skapa förutsättningar för våra medarbetare att må bra, och tar hänsyn till hälsofrämjande aspekter i vårt dagliga arbetssätt och vid förändringar i organisationen. Vi erbjuder trygga arbetsplatser - i egna lokaler och hos kund. Vår hälsopolicy förbättrar förutsättningarna för våra medarbetare att leva ett hälsosamt liv. Vi vill erbjuda våra medarbetare en arbetssituation som möjliggör balans i livet och främjar personlig och professionell utveckling. Vi uppmuntrar våra medarbetare att förkovra sig och har en utarbetad kompetensutvecklingspolicy. Vi vill ha engagerade medarbetare som känner sig delaktiga. Vi tror på korta beslutsvägar och uppmuntrar till egna initiativ. Vi tror på trygga anställningsförhållanden och tillämpar kollektivavtal. Vi prioriterar rättvisemärkta produkter för att säkerställa att vi tar vårt ansvar även globalt, och att vi inte indirekt bidrar till att människor utnyttjas. Vi återvinner och sopsorterar så gott vi kan, och tar hand om allt miljöfarligt avfall. Vid inköp av livsmedel försöker vi välja närproducerat efter säsong. Vi föredrar ekologiska och biodynamiska alternativ. Vi tar hänsyn till transportvägar och mängden avfall vid inköp av livsmedel, varor och tjänster. Vi prioriterar varor och tjänster som är märkta utifrån kriterier för miljömässig hållbarhet och tredjepartscertifierade, samt energisnåla. Vi strävar ständigt efter att minska vår användning av förbrukningsmaterial och att producera mindre avfall. Vi väljer färdmedel för transport och resor med hänsyn till miljöpåverkan. Vi uppmuntrar våra medarbetare att använda kollektiva färdmedel och cykel. Vi uppmuntrar våra medarbetare att intressera sig för och engagera sig i miljöfrågor.
h1|HÃ¥llbarhetspolicy
h2|Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa er? Lämna dina kontaktuppgifter och skriv ett kort meddelande så hör vi av oss! Ekonomisk hållbarhet Social hållbarhet Ekologisk hållbarhet Missa inte

pa|NTI-­skolan är ett av Sveriges ledande utbildningsföretag och en del av AcadeMedia. Drygt 50 000 studerande går någon av skolans distanskurser varje år. Företaget gav Dokumentera i uppdrag att dokumentera deras egenutvecklade lärplattform. Läs mer om hur vi gick tillväga genom att skriva in din mailadress i rutan ovan för att ladda ned och läsa hela artikeln.
di|10302uaeaa07b90dce49418ec76111c983add8 Mer tid för utveckling när Dokumentera hanterade och kvalitetssäkrade produktdokumentationen. Dokumentera tog fram en dokumentationsstrategi för Sveriges Radio som konkret visade hur det dagliga arbetet underlättas genom ett gemensamt dokumenthanteringssystem. Svenska kraftnät tog hjälp av Dokumentera för att ta fram styrmedel och att arbeta med verksamhetsutveckling i dokumentationsarbetet. Genom att driva och koordinera dokumentleveranserna hjälpte Dokumentera ABB att få ett bättre kassaflöde. Dokumentera hjälpte Pensionsmyndigheten att säkerställa tillgång till rätt information, för rätt person, vid rätt tillfälle. Dokumentera hjälpte Tele2 att vässa sin marknadsföring med Storytelling.
h1|NTI-skolan
h2|Skriv in din e-postadress för att ladda ned artikeln om hur vi hjälpte NTI-skolan att dokumentera sin lärplattform. Kunder

pa|Scandinova Systems utvecklar pulsgeneratorer för mycket höga effekter. Produkterna har en nyckelfunktion bland annat i lösningar för forskningslaboratorier, strålterapisystem och industrin. Mer än 95 procent av produktionen exporteras till kunder i över 30 länder. Företaget utvecklas och vände sig därför till Dokumentera.
di|10302u92fefffb082c4b8584f39c4b5b91081bSvenska kraftnät tog hjälp av Dokumentera för att ta fram styrmedel och att arbeta med verksamhetsutveckling i dokumentationsarbetet. Genom att driva och koordinera dokumentleveranserna hjälpte Dokumentera ABB att få ett bättre kassaflöde. Dokumentera hjälpte Pensionsmyndigheten att säkerställa tillgång till rätt information, för rätt person, vid rätt tillfälle.
h1|Scandinova
h2|Skriv in din e-postadress för att ladda ned hela artikeln. Kunder

pa|Våra konsulter har utbildningen, erfarenheten och förmågan att snabbt kunna sätta sig in i er verksamhet och omsätta era utmaningar till tydlig och välorganiserad dokumentation. Alla har en bakgrund och/eller utbildning inom teknik/IT och är bra på att göra komplex information begriplig för användaren. Dessutom tycker vi att det är kul! Våra konsulter kan sedan delas in i två huvudsakliga kompetensområden: tekniska skribenter och dokumentsamordnare. Några av våra tekniska skribenter är även kommunikatörer. Som tekniska skribenter hjälper vi er med strategi, analys, produktion och hantering av information och . Kärt barn har många namn och som tekniska skribenter har vi även erfarenhet av att jobba i roller som exempelvis teknikinformatör, content manager/writer/editor, informationsdesigner, UX-writer, informationsarkitektur och informationsspecialister. Som hanterar våra konsulter stora mängder dokumentation, oftast anläggningsdokumentation, lagrad i era egna, era leverantörers eller era kunders system. Vi bistår er på en strategisk nivå med design av processer, arbetsflöden och arbetssätt, och på en operativ nivå där vi hanterar dokumentationsflöden och ser till att allt material följer de riktlinjer och regelverk som är uppsatta. Även dokumentsamordnare har många namn, t ex document controller, dokumentationsansvarig, dokumentationsadministratör och datasamordnare. Som kommunikatörer kan våra konsulter hjälpa er att strategiskt analysera kommunikationsbehov och operativt planera och genomföra kommunikationsaktiviteter. Det senare kan exempelvis handla om att producera struktur och innehåll för intranät och webb. Vi målgruppsanpassar kommunikationen så att medarbetare och externa målgrupper förstår budskapen och tar det till sig. Här jobbar vi i roller som och contentansvariga. Vi kan också bistå som interimskonsulter. Behöver ni exempelvis förstärka er egen organisation med en eller flera experter inom information och teknisk dokumentation som vikarier eller medan ni letar efter rätt person för anställning? Då hanterar vi under tiden det vardagliga flödet av arbetsuppgifter. När ni hittat er nya stjärna gör vår konsult en välplanerad överlämning.
di|10302ud5bc4246c8c149db9c09a96155d489ff
st|Vi är experter på dokumentation och information och har bred erfarenhet av att hjälpa företag att bli mer konkurrenskraftiga och effektiva med hjälp av en professionell dokumentation. Oavsett bransch hjälper vi er att utveckla informationen och få ordning på dokumentationen både strategiskt och operativt. Vi analyserar, producerar och organiserar er dokumentation och information.
h1|Kompetens
h2|Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa er? Lämna dina kontaktuppgifter och skriv ett kort meddelande så hör vi av oss! Bakgrund och utbildning Tekniska skribenter Dokumentsamordnare Kommunikatörer Interimslösningar 10 tips för hur du skriver bättre texter Vi arbetar med
h3|GAP-analys Behovsanalys IT-dokumentation Användardokumentation Klassificering Informationsanalys Produkt- och tjänstebeskrivningar Process- och rutinbeskrivningar Tekniska översättningar Dokumentationsprocesser Dokumenthantering Digitalisering Storytelling Terminologi 
pa|Med kandidatexamen i både data- och systemvetenskap och journalistik har Åsa den perfekta bakgrunden som konsult på Dokumentera. Utöver ett tekniskt intresse, är Åsa också mycket intresserad av språk och nu får hon möjlighet att kombinera sina intressen i rollen som teknisk skribent. Varmt välkommen till Dokumentera Åsa! Ett ambitiöst företag med en bred kompetens inom teknisk dokumentation, där man som medarbetare känner sig välkommen och sedd. Jag jobbade med dokumentation för data-, tele- och radiokommunikation i ett större infrastrukturprojekt. Jag och en kollega stöttade de ansvariga för de olika ingående systemen med att ta fram, redigera och språkgranska dokumentationen och även se över format och layout. Jag är nyfiken, vilket är en styrka som teknisk skribent. Jag är nyfiken, vilket är en styrka som teknisk skribent. Man måste gilla att lära sig saker om allt möjligt, och eftersom jag har bakgrund som journalist är jag också bra på att skriva. Som journalist måste man lära sig att inte vara rädd för att verka dum. Det är också en styrka som teknisk skribent som konsult, där man, liksom journalisten, måste sätta sig in i alla möjliga områden. Jag tycker om att göra något som är komplicerat lättillgängligt. Det är inte alltid så lätt som man skulle kunna tro. Även om man gillar att skriva har man kanske inte förståelsen eller kunskapen för hur man skriver begripligt, lättläst och tydligt. Jag gillar att strama upp det utsvävande, anpassa texten för formen och hitta exaktheten. Jag har ett stort språkintresse och har läst både ryska och franska på universitetsnivå. Studierna i Ryssland, sammanlagt i ett år uppdelat vid flera tillfälle, var omtumlande, spännande och intressanta. Med start denna vecka ska jag försöka lära mig att behärska ett tredje alfabet. Jag ska börja studera persiska på ABF!Det stora projektet avslutat, lösningen levererad till kunden, och sista fakturan är skickad. Allt borde vara frid och fröjd. Men plötsligt hör kunden av sig. Dokumentationen som skulle följt med leveransen är inte fullständig, eller är inte utformad på ett sätt som passar kundens system. Vad hade kunnat göras bättre från början? Två erfarna dokumentsamordnare delar här med sig av sina bästa råd från sin vardag. Malena har som byggnadsingenjör lång erfarenhet av att hantera dokumentation, ritningar och med CAD-samordning. Dessutom har hon jobbat som CAD-samordnare och som redaktör för webbplatser med bl a programmering, design och redaktionellt arbete. Malena är nyfiken på att lära sig nya saker och nu får hon vara nyfiken på Dokumentera. Varmt välkommen Malena! Helena är utbildad driftledare med bred erfarenhet av teknisk administration från flera branscher. Hon brinner för att göra komplexa tekniska frågor förståeliga och för att hjälpa andra människor oavsett problem. Nu finns hon på Dokumentera, och det är vi glada för. Välkommen Helena! Sanna har arbetat inom många olika branscher, både som konsult och som anställd. Arbetsuppgifterna har ofta handlat om att se till att rätt information finns tillgänglig på rätt ställe. Hon gillar att bringa ordning och reda i stora informationsmängder. Nu hälsar vi Sanna välkommen som konsult hos Dokumentera.
h1|Välkommen Åsa!
h2|Missa inte

em|Hur skulle du beskriva Dokumentera? Berätta om ditt senaste uppdrag! Vad är din styrka som teknisk skribent? Vad tycker du är extra intressant inom dokumentation? Vad gör du när du inte arbetar med dokumentation?
pa|På uppdrag av SL ansvarar Stockholmståg för pendeltågstrafiken i Stockholmsregionen. Varje vardag startar nära 300 000 resor från någon av företagets 53 stationer. När Stockholmståg behövde ta fram instruktioner för handhavandet av en ny fordonstyp gav man uppdraget till Dokumentera.
di|10302u9dbae2fb71324186ad27a676dbb010e0Svenska kraftnät tog hjälp av Dokumentera för att ta fram styrmedel och att arbeta med verksamhetsutveckling i dokumentationsarbetet. Genom att driva och koordinera dokumentleveranserna hjälpte Dokumentera ABB att få ett bättre kassaflöde. Dokumentera hjälpte Pensionsmyndigheten att säkerställa tillgång till rätt information, för rätt person, vid rätt tillfälle.
h1|Stockholmståg
h2|Skriv in din e-postadress för att ladda ned hela artikeln. Kunder

pa|Sveriges Radio tog hjälp av Dokumentera för att få handgripliga hjälpmedel och praktiska tips om hur dokumenthanteringen skulle bli bättre. Dokumentera gjorde en kartläggning av behoven och gav rekommendationer till förbättringar och ett gemensamt dokumenthanteringssystem.
di|Mer tid för utveckling när Dokumentera hanterade och kvalitetssäkrade produktdokumentationen. Ledande utbildningsföretag fick sin egenutvecklade lärplattform professionellt dokumenterad. Svenska kraftnät tog hjälp av Dokumentera för att ta fram styrmedel och att arbeta med verksamhetsutveckling i dokumentationsarbetet. Genom att driva och koordinera dokumentleveranserna hjälpte Dokumentera ABB att få ett bättre kassaflöde. Dokumentera hjälpte Pensionsmyndigheten att säkerställa tillgång till rätt information, för rätt person, vid rätt tillfälle. Dokumentera hjälpte Tele2 att vässa sin marknadsföring med Storytelling.
h1|Sveriges Radio
h2|Kunder

pa|Svenska kraftnät, ägaren av vårt svenska elstamnät, tog hjälp av Dokumentera för att vidareutveckla sin leveranskontroll av anläggningsdokumentation i ny- och upprustningsprojekt för vårt stamnät . Genom att utveckla styrmedel och projektverksamheten kunde dokumentationsleveranserna förbättras, såväl till innehåll som till kvalitet.
di|Mer tid för utveckling när Dokumentera hanterade och kvalitetssäkrade produktdokumentationen. Ledande utbildningsföretag fick sin egenutvecklade lärplattform professionellt dokumenterad. Dokumentera tog fram en dokumentationsstrategi för Sveriges Radio som konkret visade hur det dagliga arbetet underlättas genom ett gemensamt dokumenthanteringssystem. Genom att driva och koordinera dokumentleveranserna hjälpte Dokumentera ABB att få ett bättre kassaflöde. Dokumentera hjälpte Pensionsmyndigheten att säkerställa tillgång till rätt information, för rätt person, vid rätt tillfälle. Dokumentera hjälpte Tele2 att vässa sin marknadsföring med Storytelling.
h1|Svenska Kraftnät
h2|Kunder

pa|Pensionsmyndigheten har i uppdrag att administrera och betala ut den allmänna pensionen.Genom att kartlägga behoven inom utveckling, förvaltning och drift hos Pensionsmyndighetens IT-avdelning hjälpte Dokumentera myndigheten att samordna och optimera leveransen av och tillgången till dokumentation i alla led.
di|Mer tid för utveckling när Dokumentera hanterade och kvalitetssäkrade produktdokumentationen. Ledande utbildningsföretag fick sin egenutvecklade lärplattform professionellt dokumenterad. Dokumentera tog fram en dokumentationsstrategi för Sveriges Radio som konkret visade hur det dagliga arbetet underlättas genom ett gemensamt dokumenthanteringssystem. Svenska kraftnät tog hjälp av Dokumentera för att ta fram styrmedel och att arbeta med verksamhetsutveckling i dokumentationsarbetet. Genom att driva och koordinera dokumentleveranserna hjälpte Dokumentera ABB att få ett bättre kassaflöde. Dokumentera hjälpte Tele2 att vässa sin marknadsföring med Storytelling.
h1|Pensionsmyndigheten
h2|Kunder

pa|Så här inför påsk är det viktigt att förbereda sig inför årets största trafikhelg. Därför har vi på Dokumentera tagit fram instruktioner. Lycka till och Glad Påsk önskar alla vi på Dokumentera! 1. Förberedelser a) Ta fram kvasten från källaren. Obs! Glöm inte att smörja den noga. b) Hämta hucklet från vinden. c) Låna sminket från morsan. d) Montera enligt anvisningar från minnet. 2. Färdbeskrivning a) Ta fram GPS:en. Skriv in Blåkulla och sätt alarm på skärtorsdag. b) Kom ihåg att "ta andra avfarten" betyder rakt fram. c) Uppge ej ditt namn ifall Länsman stoppar dig. Hänvisa till GDPR. 3. Övrigt a) Detta går inte att skriva av som tjänsteresa. b) Glöm inte ta på munskydd ifall det blir trängsel vid slutstationen. c) För minnesanteckningar så att du kan dokumentera resan för dina medhäxor. Får du skrivkramp varje gång du behöver prestera en text i jobbet? Dokumentera delar här med sig av 10 enkla tips på hur du blir en bättre skribent. Det stora projektet avslutat, lösningen levererad till kunden, och sista fakturan är skickad. Allt borde vara frid och fröjd. Men plötsligt hör kunden av sig. Dokumentationen som skulle följt med leveransen är inte fullständig, eller är inte utformad på ett sätt som passar kundens system. Vad hade kunnat göras bättre från början? Två erfarna dokumentsamordnare delar här med sig av sina bästa råd från sin vardag. Malena har som byggnadsingenjör lång erfarenhet av att hantera dokumentation, ritningar och med CAD-samordning. Dessutom har hon jobbat som CAD-samordnare och som redaktör för webbplatser med bl a programmering, design och redaktionellt arbete. Malena är nyfiken på att lära sig nya saker och nu får hon vara nyfiken på Dokumentera. Varmt välkommen Malena! Helena är utbildad driftledare med bred erfarenhet av teknisk administration från flera branscher. Hon brinner för att göra komplexa tekniska frågor förståeliga och för att hjälpa andra människor oavsett problem. Nu finns hon på Dokumentera, och det är vi glada för. Välkommen Helena! Med kandidatexamen i både data- och systemvetenskap och journalistik har Åsa den perfekta bakgrunden som konsult på Dokumentera. Utöver ett tekniskt intresse, är Åsa också mycket intresserad av språk och nu får hon möjlighet att kombinera sina intressen i rollen som teknisk skribent. Varmt välkommen till Dokumentera Åsa! Sanna har arbetat inom många olika branscher, både som konsult och som anställd. Arbetsuppgifterna har ofta handlat om att se till att rätt information finns tillgänglig på rätt ställe. Hon gillar att bringa ordning och reda i stora informationsmängder. Nu hälsar vi Sanna välkommen som konsult hos Dokumentera.
di|2021-04-01
li|Johan Wengelin
st|Glad Påsk önskar vi på Dokumentera!
h1|Instruktion för påsken
h2|Missa inte
h3|Johan Wengelin 
pa|Oavsett vad du vill dokumentera eller hur komplex informationen är ser vi alltid till att den är anpassad, tydlig och organiserad - för rätt målgrupp. Vi erbjuder tjänster som handlar om att analysera, producera och organisera er dokumentation.
di|10302ue82c533b27ca463dbd0fad3049103950 En grundlig analys är det första steget när ni ska utveckla och förbättra er dokumentation. Vi analyserar, ser över och kartlägger vad som behöver dokumenteras, om ny dokumentation behöver skapas, hur den befintliga kan utvecklas och hur det ska lagras inom organisationen. Vi hjälper er med: Teknisk dokumentation och information ska inte bara vara sakligt rätt, den ska också vara strukturerad så att förståelsen underlättas. Vi ser till att den är anpassad, användbar och tydlig för målgruppen oavsett om det ska kommuniceras internt eller externt. Vi hjälper er med: Att organisera dokumentationen är minst lika viktigt som att analysera och producera den. Vi ser till att er dokumentation är strukturerad, enhetlig, relevant och tillgänglig vilket gör er mer effektiva och konkurrenskraftiga. Vi hjälper er med:
h1|Dokumentation och information
h2|Ladda ned "White Paper: 5 steg som gör företagets dokumentation till en konkurrensfaktor": Analysera Producera Organisera Läs mer om vad vi gör Hör av dig!
h3|Användardokumentation Behovsanalys Digitalisering Dokumentationsprocesser Dokumenthantering GAP-analys Regulatorisk dokumentation Informationsanalys IT-dokumentation Klassificering Process- och rutinbeskrivningar Produkt- och tjänstebeskrivningar Storytelling Tekniska översättningar Terminologi 
pa|GDPR står för General Data Protection Regulation och är en EU-förordning. Från 25 maj 2018 kommer den att vara direkt tillämpbar i alla EU-länder. Även länder utanför EU kommer att beröras av GDPR om de hanterar EU-medborgares personuppgifter. GDPR ställer en rad nya krav på företag och organisationer. I Sverige är det Datainspektionen som kommer att ha i uppgift att granska hur lagen efterlevs. För företag och organisationer kan detta innebära att de måste visa hur de uppfyller kraven i dataskyddsförordningen vid en kontroll eller revision. I många organisationer pågår nu febril GDPR-aktivitet. Eftersom förordningen är ny finns det inte något facit som säger hur allting ska göras. GDPR handlar icke desto mindre om att få ordning och kontroll över de personuppgifter som hanteras. Kartlägg, förändra och dokumentera kan arbetet sammanfattas med. Det mesta manuella arbetet GDPR medför handlar om att skapa en god dokumentation som bevisar att regelverket följs ur ett strikt juridiskt perspektiv. Det handlar alltså till stor del om att dokumentera hur personuppgifter lagras och i förlängningen används. Läs mer här om vilken typ av dokumentation som förordningen kräver. Syftet med GDPR är dels att skapa samma regler i hela EU, dels att stärka individens rättigheter. En stor del av GDPR-anpassningen handlar om att inventera system och processer samt dokumentera olika typer av rutiner. Har ni inte er GDPR-dokumentationen på plats är ett hög tid att börja nu!
di|White Paper White Paper
h1|Dokumentation som hjälper er att uppfylla GDPR-kraven
h2|Prata med våra GDPR-specialister eller skicka ett meddelande Ladda ned artikeln genom att fylla i fältet nedan!
h3|Vad är GDPR? Varför är GDPR-dokumentation viktigt? Hur blir man redo för GDPR? Dokumentationen är nyckeln till GDPR-arbetet Har ni er GDPR-dokumentation på plats? 
pa|Det mesta manuella arbetet GDPR medför handlar om att skapa en god dokumentation som bevisar att regelverket följs ur ett strikt juridiskt perspektiv. Det handlar alltså till stor del om att dokumentera hur personuppgifter lagras och i förlängningen används. Läs mer här om vilken typ av dokumentation som förordningen kräver. Den 25 maj 2018 ersätts EU:s 20 år gamla direktiv 94/46/EC av en lag kallad GDPR - General Data Protection Regulation. Lagen skärper personuppgiftsskyddet och ställer nya, omfattande krav på dokumentation även när det gäller kvalitet. För att uppfylla kraven och undvika kännbara sanktioner krävs betydande insatser. EU:s defintion av en personuppgift är all information som går att koppla till en person, oavsett om informationen rör privatlivet, arbetslivet eller det publika livet. Med andra ord kan det vara ett namn, ett fotografi, en e-postadress, en IP-adress, bankuppgifter etc. Det kan vara en god idé att ta hjälp tidigt i processen för att både förstå vad det är ni behöver dokumentera och att producera dokumentationen. Carl har lång erfarenhet från IT-branschen och har engagerat sig för att förankra vikten av ett noggrant dokumentationsarbete utifrån verksamhetens behov. Han har utformat systemdokumentation, informationsstrukturer, processbeskrivningar och lett IT-utredningar. En specialitet är ITSM och ramverket ITIL där han är certifierad, samt GDPR.
di|2017-08-23 10302ufabc1fbe1eba4a23819cb29d3a499ccc
li|Carl Nycander
h1|Dokumentationen är nyckeln till GDPR-arbetet
h2|Läs artikeln genom att fylla i fältet nedan! Missa inte
h3|Carl Nycander 
pa|Sanna har arbetat inom många olika branscher, både som konsult och som anställd. Arbetsuppgifterna har ofta handlat om att se till att rätt information finns tillgänglig på rätt ställe. Hon gillar att bringa ordning och reda i stora informationsmängder. Nu hälsar vi Sanna välkommen som konsult hos Dokumentera. Dokumentera har lyckats samla så många olika typer av människor som bär på så mycket kunskap. Det gillar jag! Jag tycker om att lära mig nya saker, och då är det härligt att vara omgiven av kollegor med så mycket olika erfarenheter och som jag kan lära mig av. Jag jobbar som dokumentationsadministratör i större projekt hos en kund. Det innebär att jag koordinerar arbetet så att projekten får in över det arbete som utförts enligt kundens strikta riktlinjer, och att jag hjälper den som är dokumentationsansvarig med granskning och inläsning av dokumenten. Kunden har en stor volym data. Om felaktigheter upptäcks hör det även till mina arbetsuppgifter att skapa ärenden mot förvaltningsorganisationen så att dessa kan rättas till. Jag gillar ordning och reda och att strukturera upp saker. Jag gillar ordning och reda och att strukturera upp saker. Jag tycker om att vara med och “städa upp” - när jag ser att saker hamnar på rätt plats blir jag glad. Korrekt information på rätt ställe är något jag jobbat med på många sätt i alla år. Det handlar mycket om att vara rätt förberedd inför ett uppdrag. Ju bättre förberedd jag är, desto bättre blir det i slutänden. Jag gillar att röra på mig. Det är då jag samlar kraft mentalt. När jag tränar får min hjärna vila. Det är en härlig känsla att tömma ut allt ur huvudet och sedan komma tillbaka till jobbet full av energi igen. Jag är mycket intresserad av kopplingen fysisk och mental hälsa. Jag tror också att de allra flesta mår bra av att ha ett tydligt mål att jobba emot, oavsett om det är på jobbet eller privat. Det gör att man satsar och fokuserar på ett helt annat sätt. Eva har en journalistexamen med bred erfarenhet av redaktionellt arbete och intern kommunikation. Hon har ord om sig att vara en skicklig skribent men har även arbetat med att bygga informationsstrukturer, hantera behörigheter, utbilda användare och skriva presentationer och manualer för SharePoint.Det stora projektet avslutat, lösningen levererad till kunden, och sista fakturan är skickad. Allt borde vara frid och fröjd. Men plötsligt hör kunden av sig. Dokumentationen som skulle följt med leveransen är inte fullständig, eller är inte utformad på ett sätt som passar kundens system. Vad hade kunnat göras bättre från början? Två erfarna dokumentsamordnare delar här med sig av sina bästa råd från sin vardag. Malena har som byggnadsingenjör lång erfarenhet av att hantera dokumentation, ritningar och med CAD-samordning. Dessutom har hon jobbat som CAD-samordnare och som redaktör för webbplatser med bl a programmering, design och redaktionellt arbete. Malena är nyfiken på att lära sig nya saker och nu får hon vara nyfiken på Dokumentera. Varmt välkommen Malena! Helena är utbildad driftledare med bred erfarenhet av teknisk administration från flera branscher. Hon brinner för att göra komplexa tekniska frågor förståeliga och för att hjälpa andra människor oavsett problem. Nu finns hon på Dokumentera, och det är vi glada för. Välkommen Helena! Med kandidatexamen i både data- och systemvetenskap och journalistik har Åsa den perfekta bakgrunden som konsult på Dokumentera. Utöver ett tekniskt intresse, är Åsa också mycket intresserad av språk och nu får hon möjlighet att kombinera sina intressen i rollen som teknisk skribent. Varmt välkommen till Dokumentera Åsa!
di|2020-04-06
li|Eva Jangö
h1|Sanna håller ordning på dokumenten
h2|Missa inte
h3|Eva Jangö 
em|Hur skulle du beskriva Dokumentera? Berätta om ditt nuvarande uppdrag! Vad är din styrka i rollen som dokumentationsadministratör? Ditt privata mål för i år är att springa en halvmara, varför det?
pa|Vår GAP-analys gör vad den heter – vi redovisar vad som skiljer mellan din verksamhets befintliga dokumentation, dokumentationssystem, verktyg eller dokumentationsprocess och det önskade läget, eventuellt framtaget med en behovsanalys. GAP-analysen visar vad du konkrekt behöver göra för att få en dokumentation matchad mot det önskade läget. En GAP-analys förutsätter att det finns ett fastställt nuläge och ett önskat läge. Att kartlägga skillnaden kan tyckas som en simpel uppgift men kan vara tämligen omfattande. Det beror ofta på att organisationen har ett undermåligt sätt att hantera sin dokumentation på eller att lagringsstrukturen är rörig. En annan svårighet kan vara att det finns flera versioner av samma dokument men det är oklart vilket som är originalet. Vilken nytta har du av en GAP-analys? Jo, du får veta:

li|Vilka åtgärder som krävs för att nå önskat läge Hur lång tid det tar att genomföra dessa åtgärder Vilka effekter du får om åtgärderna genomförs Vilka effekter du får om åtgärderna inte genomförs
st|Den verksamhet som förändras och utvecklas kommer förr eller senare behöva ny eller utveckla den dokumentation som finns. Den kan också behöva nya eller nya sätt att lagra informationen.
h1|GAP-analys
Vi arbetar med Missa inte
h3|Användardokumentation Behovsanalys Digitalisering Dokumentationsprocesser Dokumenthantering Dokumentsamordning IT-dokumentation Informationsanalys Klassificering Process- och rutinbeskrivningar Produkt- och tjänstebeskrivningar Storytelling Tekniska översättningar Terminologi 
pa|Får du skrivkramp varje gång du behöver prestera en text i jobbet? Dokumentera delar här med sig av 10 enkla tips på hur du blir en bättre skribent. Nästan alla texter som skrivs har ett syfte. Romanens syfte är att underhålla och förströ, reklamtextens syfte är att få oss att handla mera och lagtextens syfte är att tydliggöra vad som är tillåtet och vad som är olagligt. De texter vi skriver i arbetslivet har oftast som syfte att läsaren ska få veta något eller att läsaren behöver göra något. Syftet med den här texten är till exempel att du som läser den ska lära dig några tips som gör att du kan skriva bättre texter i yrkeslivet. När du bestämt textens syfte är det mycket lättare att formulera innehållet i texten, med den fakta och de budskap som behöver vara med. Vilket jobb är det texten ska göra? Om du inte kommer ihåg någonting annat av den här texten så lägg åtminstone de här tre orden på minnet: Skriv för läsaren! Tänk igenom vad läsaren befinner sig i för situation och vad denne har för förkunskaper. Använd din fantasi! En klassisk tumregel är att inte underskatta läsarens intelligens, men att inte överskatta läsarens förkunskaper. Undvik facktermer som läsaren inte kan förväntas förstå, avstå från förkortningar som kanske är självklara för dig men inte för läsaren. Om inte den som ska ta emot budskapet förstår din text så har du faktiskt skrivit den alldeles i onödan. Då gör den inte sitt jobb. Se därför upp så att du inte skriver så att chefen eller uppdragsgivaren blir nöjd, men så att du ändå får en text som inte når fram till den tänkta läsaren. De flesta läsare har ont om tid. Särskilt på jobbet. De vill snabbt hitta den information de behöver i texten du skriver. Kalla det ingress eller sammanfattning eller inledning - det du skriver i början på din text är det som läsaren kommer att ta till sig allra först. Där behöver du kortfattat få fram ditt allra viktigaste budskap. Bakgrunden kan du spara till längre fram i texten, eller helt utesluta. Din läsare är mer intresserad av beskrivningen av hur den nya prylen fungerar än av problemen med den tidigare lösningen och hur ni i projektgruppen resonerade när ni tog fram lösningen. Var du med din läsare. Då känner läsaren att du vänder direkt till honom eller henne. Detta gäller i synnerhet om du förmedlar någon form av instruktion, checklista eller manual. Vem vill bli tilltalad i tredje person (“medarbetaren ska, kunden behöver”) i en lathund? Eller med ett anonymt “man” gör si eller så? Var vaksam så att du är konsekvent med du-tilltalet genom hela texten. När du talar direkt till din läsare så får du på köpet ett enklare och ledigare språk. Det var det där med att läsaren ofta har ont om tid. Försök därför att disponera din text så att du inte behöver upprepa dig. Du behöver oftast inte berätta samma sak två gånger. Använd istället grafiska hjälpmedel för att hjälpa läsaren hitta snabbt i texten. Mellanrubriker och punktlistor är bra sådana hjälpmedel. Trassla inte in dig i för långa meningar. Om du läser igenom en text som du tidigare skrivit så märker du ofta att du kan dela upp dina långa meningar i åtminstone två. Hjälp, nu börjar hon prata grammatik! Lugn, jag ska strax förklara. Subjektet i satsen är den person som gör något i en sats. Jag skriver, du läser - vi är båda subjekt i varsin sats. I väldigt formella, onödigt krångliga satser så saknas ofta subjektet. Texten skrivs, texten läses, men av vem? Det här blir otydligt och faktiskt ibland lite fegt. I alla fall när det används för att grumla till vem det är som egentligen har ansvaret för något. Skulle du inte också bli misstänksam om du läste en mening som började med “Det har beslutats”? Vem är det som fattat beslutet? Meningar med subjekt är dessutom mer lättlästa. Mejl har en ämnesrad. Böcker har en titel. Dokument har ett namn. Alla är de en form av rubriker - två-tre ord som sammanfattar innehållet i texten, styr läsaren rätt och väcker intresse. Det är värt att lägga ner lite tid på rubriken. Den avgör ofta om din text blir läst eller inte, och om läsaren hittar din text till exempel via datorns sökmotor. Oftast finns det något riktigt nyckelord i texten som behöver finnas med i rubrikraden. Men det räcker inte alltid. Man brukar skilja på överskrift och rubrik. Överskrift är något som bara säger vilket ämne det handlar om, medan rubriken ger mer information om syfte och budskap i texten. “Skrivtips” hade kunnat vara en överskrift för den här texten. Istället har den rubriken “10 tips för att skriva bättre texter”. På samma sätt är “Ny skrivare” en överskrift, medan “Lathund för vår nya skrivare” är en rubrik. När din läsare ser din text så vill du att han eller hon tar till sig innehållet. Inte att vederbörande fastnar på meningsbyggnadsfel eller irriterar sig på felstavningar. Felen kan ta fokus från de budskap du vill föra fram, och göra texten mindre trovärdig. Om du inte ens bemödat dig om att stava rätt, varför ska läsaren då lita på att du varit noga med att återge fakta korrekt i texten? Alla hade inte toppbetyg i stavning i skolan. Idag finns det dock så pass lättillgängliga och bra hjälpmedel att det inte är någon ursäkt för att lämna ifrån sig illa stavade texter. Rättstavningsprogrammen i Office-paketet och motsvarande ger utmärkt stöd för att rätta till de flesta misstag. Använd dem! Ibland kör man fast. Texten blir inte bra hur du än ändrar och stuvar om. Då kan det bästa vara att låta den vila en stund. Gör något annat resten av arbetsdagen och ta fram texten igen i morgon bitti. När du sovit på saken kan det klarna. Plötsligt ser du vad du borde stryka eller lägga till. Ibland räcker det med att gå på lunch för att få den rätta distansen till texten. Du är inte alltid bäst på att se dina egna tankevurpor eller på att korrekturläsa det du själv skrivit. Det är därför alltid en god idé att be en kollega att läsa igenom det du skrivit och lämna synpunkter. Gärna någon som själv inte är lika insatt i ämnet du skrivit om som du själv. Att skriva är ett hantverk. Övning ger färdighet. Det bästa sättet att bli en god skribent är att skriva mycket. Det näst bästa är att läsa mycket. Eva har en journalistexamen med bred erfarenhet av redaktionellt arbete och intern kommunikation. Hon har ord om sig att vara en skicklig skribent men har även arbetat med att bygga informationsstrukturer, hantera behörigheter, utbilda användare och skriva presentationer och manualer för SharePoint. Så här inför påsk är det viktigt att förbereda sig inför årets största trafikhelg. Därför har vi på Dokumentera tagit fram instruktioner. Lycka till och Glad Påsk önskar alla vi på Dokumentera! Det stora projektet avslutat, lösningen levererad till kunden, och sista fakturan är skickad. Allt borde vara frid och fröjd. Men plötsligt hör kunden av sig. Dokumentationen som skulle följt med leveransen är inte fullständig, eller är inte utformad på ett sätt som passar kundens system. Vad hade kunnat göras bättre från början? Två erfarna dokumentsamordnare delar här med sig av sina bästa råd från sin vardag. Malena har som byggnadsingenjör lång erfarenhet av att hantera dokumentation, ritningar och med CAD-samordning. Dessutom har hon jobbat som CAD-samordnare och som redaktör för webbplatser med bl a programmering, design och redaktionellt arbete. Malena är nyfiken på att lära sig nya saker och nu får hon vara nyfiken på Dokumentera. Varmt välkommen Malena! Helena är utbildad driftledare med bred erfarenhet av teknisk administration från flera branscher. Hon brinner för att göra komplexa tekniska frågor förståeliga och för att hjälpa andra människor oavsett problem. Nu finns hon på Dokumentera, och det är vi glada för. Välkommen Helena! Med kandidatexamen i både data- och systemvetenskap och journalistik har Åsa den perfekta bakgrunden som konsult på Dokumentera. Utöver ett tekniskt intresse, är Åsa också mycket intresserad av språk och nu får hon möjlighet att kombinera sina intressen i rollen som teknisk skribent. Varmt välkommen till Dokumentera Åsa! Sanna har arbetat inom många olika branscher, både som konsult och som anställd. Arbetsuppgifterna har ofta handlat om att se till att rätt information finns tillgänglig på rätt ställe. Hon gillar att bringa ordning och reda i stora informationsmängder. Nu hälsar vi Sanna välkommen som konsult hos Dokumentera.
di|2021-04-08
li|Eva Jangö
h1|10 tips för hur du skriver bättre texter
h2|Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa er? Lämna dina kontaktuppgifter och skriv ett kort meddelande så hör vi av oss! 1. Bestäm textens syfte 2. Skriv för läsaren 3. Börja med det viktigaste 4. Tala direkt till din läsare 5. Håll dig kort 6. Subjektet i satsen 7. Rätt rubrik är halva grejen 8. Rätta stavfelen 9. Sov på saken 10. Låt någon annan läsa Till sist… Missa inte
h3|Eva Jangö 
pa|Att säkerställa att dina medarbetare använder sig av rätt termer i både tal och skrift är därför viktigt och kan leda till många fördelar: Vi är vana att arbeta med interna termlistor och kan även hjälpa till att identifiera vilka termer våra uppdragsgivare bör använda. Kontakta oss om du vill att din verksamheten ska använda termer på rätt sätt och skapa entydig kommunikation.

li|Kommunikationen blir entydig vilket minskar risken för fel och missförstånd. Det gör verksamheten effektivare. Även kunder, leverantörer och andra i omvärlden uppskattar att det är ordning och reda i ordens betydelse i din verksamhet. Sökbarheten ökar. Alla sparar tid när rätt term ger rätt resultat i sökningen, redan på första försöket. Kvalitén på översättningar blir bättre, särskilt om alla termer blir översatta på samma entydiga sätt.
st|Alla branscher, fackområden och även enskilda företag har sina egna uttryck och begrepp. Dessa så kallade termer beskriver verksamheten och tekniken så att det inte uppstår missförstånd eller otydligheter. Som du säkert har märkt själv är det inte alls ovanligt att termer tolkas och definieras olika av olika personer, eller att man använder olika termer för samma sak.
h1|Terminologi
Vi arbetar med Missa inte
h3|Användardokumentation Behovsanalys Digitalisering Dokumentationsprocesser Dokumenthantering Dokumentsamordning GAP-analys IT-dokumentation Informationsanalys Klassificering Process- och rutinbeskrivningar Produkt- och tjänstebeskrivningar Storytelling Tekniska översättningar 
pa|Till skillnad från mer eller mindre vinklad reklam skapar storytelling berättelser om händelser i och kring ditt företag som är sanna och högst relevanta för läsarna. Dokumentera genomför sådana uppdrag där berättelsen är av teknisk natur eller där berättelsen består av en kombination av teknik och någonting annat. Vi ser till att berättelsen blir intressant att ta del av och lämnar ett positivt avtryck. Den kanske vanligaste berättelsen är om en specifik affär med en kund. Vi spinner en berättelse kring kundens behov/problem, hur din produkt löste behovet och på vilket sätt den förbättrade kundens verksamhet. Andra berättelser kan byggas kring hur utvecklingen av produkten gick till. Texterna kan publiceras på en rad olika sätt – på webbplatser, i bloggar, i sociala medier eller till och med som utställningsmaterial.

st|Varje företag har ett berättarkapital. Det kan skördas och användas för att utveckla verksamheten internt, skapa goda relationer med omvärlden eller stödja marknadsföring och försäljning. Vilken historia vill ni berätta?
h1|Storytelling
Vi arbetar med Missa inte
h3|Användardokumentation Behovsanalys Digitalisering Dokumentationsprocesser Dokumenthantering Dokumentsamordning GAP-analys IT-dokumentation Informationsanalys Klassificering Process- och rutinbeskrivningar Produkt- och tjänstebeskrivningar Tekniska översättningar Terminologi 
pa|Dokumenteras behovsanalys ger dig en förteckning över samtliga behov, krav och önskemål som finns för dokumentationen i din verksamhet. Till behoven kopplar vi förslag på lösningar. Daen här analysen är utmärkt för dig som vill säkerställa att verksamheten verkligen har det dokumentationsstöd den behöver. Vi genomför behovsanalysen med en egenutvecklad metod. Grunden i metoden är intervjuer med personer som har relevanta roller i din verksamhet. Förutom en förteckning över behoven, indelade i prioritetsordning, noterar vi också icke-behoven för att ge dig spårbarhet. I vår leverans ingår även ett lösningsförslag till vart och ett av behoven. Exempel där en behovsanalys kan rädda en svår situation är när systemägare som sitter på all information slutar, eller där projektledare har oklara riktlinjer för vad driften behöver när den tar vid efter överlämningen. I många av våra uppdrag gör vi en behovsanalys i anslutning till ett dokumentationsprojekt. Men du kan även be oss utföra en behovsanalys som ett specifikt uppdrag.

st|Vad ska dokumenteras och vad ska inte dokumenteras? Det är vanliga frågor i de flesta organisationer. Få har en målbild för dokumentationen som bygger på de faktiska behoven i verksamheten. som är korrekt, målgruppsanpassad, tydlig och tillgänglig är ett enastående smörjmedel i all verksamhet.
h1|Behovsanalys
Vi arbetar med Missa inte
h3|Användardokumentation Digitalisering Dokumentationsprocesser Dokumenthantering Dokumentsamordning GAP-analys IT-dokumentation Informationsanalys Klassificering Process- och rutinbeskrivningar Produkt- och tjänstebeskrivningar Storytelling Tekniska översättningar Terminologi 
pa|Förutom frågan om hur själva digitaliseringen ska gå till behöver du bestämma vad som ska hända med pappersdokumenten. Vilka dokument kan slängas utan att först ha digitaliserats? Vilka dokument behöver inte digitaliseras men ändå sparas i pappersformat? Det kan finnas legala krav på att förvara originalen som till exempel bokföringsmaterial. Vilka dokument ska digitaliseras och sedan slängas? Vilka dokument ska både digitaliseras och sparas? Och de pappersdokument som ska sparas, bör de lagras internt eller i ett externt arkiv och vilka säkerhetskrav finns vad gäller brand och inbrott? Digitalisering av dokument kan förstås ske när som helst men det är särskilt lämpligt att göra det inför en flyttning till annan ort eller annan lokal. Fördelen med det är att inga fysiska dokument behöver packas, flyttas och packas upp på det nya kontoret. Tag tillfället i akt att se över den digitala informationsstrukturen i verksamheten. För att på ett effektivt sätt nyttja digitaliseringens möjligheter räcker det inte med att ersätta pärmarna med papper med motsvarande dokumentmappar på en filserver. Det kan verka tilltalande till att börja med, eftersom det inte kräver att medarbetarna förändrar sina arbetsrutiner. I längden brukar det leda till en snårskog av filmappar, gamla dokument utan ägare och oklara behörigheter. Bättre då att redan från början skapa en struktur och rutiner för dokumenthantering, och kanske ta hjälp av något modernt verktyg för detta. Det är en investering som lönar sig på sikt.

st|Det finns goda skäl att minska antalet pappersdokument och att satsa på en effektiv och säker digital dokumenthantering. Stora mängder papper tar plats att lagra. Genom att digitalisera blir informationen sökbar i samma struktur som den information som din verksamhet skapar digitalt direkt. Vill du pappersbanta och skapa en strukturerad, effektiv och säker dokumenthantering, kontakta oss så hjälper vi dig att göra det på rätt sätt. Vid digitalisering av verksamhetens arbetsflöden kan vi även hjälpa till med processbeskrivningar och instruktioner till medarbetarna.
h1|Digitalisering
Vi arbetar med Missa inte
h3|Användardokumentation Behovsanalys Dokumentationsprocesser Dokumenthantering Dokumentsamordning GAP-analys IT-dokumentation Informationsanalys Klassificering Process- och rutinbeskrivningar Produkt- och tjänstebeskrivningar Storytelling Tekniska översättningar Terminologi 
pa|Klassificering hjälper dig att strukturera omfattande och komplex information samt göra den sökbar och lättillgänglig. Ju större mängd dokument din verksamhet hanterar, desto mer har du att vinna på att klassificera den. Indelningen kan göras på många olika sätt, exempelvis verksamhetsområden, produktklasser, typ av aktivitet och användargrupper för att kunna förmedla en sorterad och riktad information för rätt ändamål. Innan arbetet börjar behöver några frågetecken rätas ut. Ska all information klassificeras eller bara en viss del och i så fall vilken? Hur ska informationen lagras och i vilken struktur? Vad får läsas, kopieras, editeras och vilka har access? Vilka riskbedömningar ska ingå som exempelvis läckage av känslig information, information om personsäkerhet, ekonomiska investeringar, osv? Planerar du att starta ett projekt av något slag – oavsett om det gäller system, produkter, maskiner, anläggningar eller byggnader – så klassar vi in informationen enligt gällande branchstandard per systemtillhörighet, funktion, dokumenttyp, sekretessgrad etc i en folderstruktur som stödjer klassificeringen.

st|Har mängden information och dokument blivit svårhanterlig eller till och med vildvuxen? Eller vill du undvika det i nästa projekt? Då är klassificering rätt väg att gå. Har du pappersdokument som behöver struktureras och göras sökbar? Då digitaliserar vi dem och klassificerar på samma sätt.
h1|Klassificering
Vi arbetar med Missa inte
h3|Användardokumentation Behovsanalys Digitalisering Dokumentationsprocesser Dokumenthantering Dokumentsamordning GAP-analys IT-dokumentation Informationsanalys Process- och rutinbeskrivningar Produkt- och tjänstebeskrivningar Storytelling Tekniska översättningar Terminologi 
pa|GDPR står för General Data Protection Regulation och är en EU-förordning. Från 25 maj 2018 kommer den att vara direkt tillämpbar i alla EU-länder. Även länder utanför EU kommer att beröras av GDPR om de hanterar EU-medborgares personuppgifter. Syftet med GDPR är att skydda privatpersoners integritet, stärka rättigheterna för personer inom EU och ge dem kontroll över sina personuppgifter. Förordningen är direkt tillämpbar i alla EU länder från och med den 25 maj 2018. Många försöker orientera sig om nyheterna, vilket inte minst en titt på Google Trends visar, sökordet GDPR visar på en brant trendkurva. Över hela världen googlar människor för att ta reda på hur olika aspekter av den europeiska dataskyddsförordningen ska hanteras. I Sverige kommer GDPR att ersätta PuL (Personuppgiftslagen) och den innebär en skärpning av regelverket för hur organisationer får samla in, lagra och hantera persondata. All behandling av personuppgifter måste uppfylla de grundläggande principer som anges i dataskyddsförordningen. Principerna innebär bland annat att personuppgifter bara får samlas in för berättigade ändamål och att mängden uppgifter ska begränsas till vad som är nödvändigt för ändamålen. Uppgifterna får inte senare behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål och inte heller sparas längre än nödvändigt. Den som behandlar personuppgifter ska också kunna visa att principerna följs. Några av förändringarna gentemot PuL är: · Skärpta krav på samtycke för att samla in personuppgifter · Personer ska ges tillgång till sina egna uppgifter · Personen ska ges rätt att ”glömmas bort” · Personer skall enkelt kunna flytta sina uppgifter till en annan organisation · Organisationer som drabbas av en personuppgiftsincident måste anmäla detta inom 72 timmar · De flesta organisationer behöver utse ett särskilt dataskyddsombud Personuppgifter är all information som går att härleda till en identifierad eller identifierbar nu levande fysisk person. Det är alltså ett brett spektrum information som kan sägas vara en personuppgift; namn, e-postadress, IP-adress, ljudupptagning, fotografi, GPS-koordinater etc. Sammanfattningsvis är GDPR instiftat för att skydda den personliga integriteten och ge EU-medborgare kontroll över hur deras personuppgifter används. För företag och organisationer handlar det om att erbjuda en ökad transparens i förhållande till den registrerade.Det stora projektet avslutat, lösningen levererad till kunden, och sista fakturan är skickad. Allt borde vara frid och fröjd. Men plötsligt hör kunden av sig. Dokumentationen som skulle följt med leveransen är inte fullständig, eller är inte utformad på ett sätt som passar kundens system. Vad hade kunnat göras bättre från början? Två erfarna dokumentsamordnare delar här med sig av sina bästa råd från sin vardag. Malena har som byggnadsingenjör lång erfarenhet av att hantera dokumentation, ritningar och med CAD-samordning. Dessutom har hon jobbat som CAD-samordnare och som redaktör för webbplatser med bl a programmering, design och redaktionellt arbete. Malena är nyfiken på att lära sig nya saker och nu får hon vara nyfiken på Dokumentera. Varmt välkommen Malena! Helena är utbildad driftledare med bred erfarenhet av teknisk administration från flera branscher. Hon brinner för att göra komplexa tekniska frågor förståeliga och för att hjälpa andra människor oavsett problem. Nu finns hon på Dokumentera, och det är vi glada för. Välkommen Helena! Med kandidatexamen i både data- och systemvetenskap och journalistik har Åsa den perfekta bakgrunden som konsult på Dokumentera. Utöver ett tekniskt intresse, är Åsa också mycket intresserad av språk och nu får hon möjlighet att kombinera sina intressen i rollen som teknisk skribent. Varmt välkommen till Dokumentera Åsa!
h1|Vad är GDPR?
h2|Missa inte

pa|Dokumentation ses alltför ofta som något trivialt som tillåts sköta sig självt trots att alla egentligen inser hur absolut nödvändig den är för att verksamheten överhuvudtaget ska hålla ihop. I våra konsultuppdrag möter vi ofta medarbetare som inte ens känner till ifall det finns dokumentation för ett visst ändamål, var denna lagras och om den, när den väl hittas, går att lita på. I denna artikel kan du läsa om hur ett gott informationsflöde bidrar till att harmoni sprids inom företaget och ut till dess kunder. Att bristfällig dokumentation vid incidenter bidrar till en onödigt dyr och långvarig “downtime”, inte sällan i form av viten, är inget som överraskar någon. Det man däremot i allmänhet inte direkt kopplar till brister i informationsflödet är den genuina frustration som medarbetarna känner. Uppfattningen att “inget fungerar” raserar fullständigt medarbetarundersökningens resultat. Diskussionerna går höga och riskerar att bli sanningar som i det långa loppet hotar företagets rykte som en stabil tjänsteleverantör på marknaden. God dokumentation och en väl fungerande informationshantering skapar däremot en trygg och stabil känsla som genomsyrar verksamheten i det dagliga arbetet. Inte minst då ansvarsområden klargörs. Det är inte bara vid incidenter som bristfällig dokumentation ställer till problem. Alltför många projekt inleds med en långdragen inventering och uppdatering av nuläget. En återkommande fördröjning i incidentflödet samt återkommande förseningar i bolagets många olika projekt slukar resurser helt i onödan. För att undvika detta resursslöseri bör du som chef ta ett seriöst grepp om dokumentationen. Med en fungerande dokumentationsprocess på plats är det betydligt lättare och mer trovärdigt att som chef “vara tydlig”. I rollen som chef kan du nu på allvar kräva att alla är pålästa. Det är inte längre supporten som ska jaga specialister för att de i sin tur ska förklara hur allt hänger ihop. Mätbart blir detta genom att färre ärenden landar hos bakre support, och genom att allt fler ärenden löses redan i första linjen. Specialisten och utvecklarens relativt dyrbara tid används inte längre vid varje systemhaveri och förhoppningsvis inte alls i den dagliga ruljansen. Dokumentationen blir det kompetenshöjande verktyg det i själva verket alltid ska vara. Lägg gärna till en fadderverksamhet. Bakre support agerar fadder åt övervakning och kundtjänst och skapar därigenom utrymme för mer tid till utveckling. Med faddersystemet kopplat till en väl fungerande dokumentationsprocess, via överlämningar i alla led, växer juniorer när de får ta del av specialisters kunskap - samtidigt som seniorerna får större utrymme att vidareutveckla tjänsteutbudet. Det bidrar till en ovärderlig intern trygghetskänsla. Specialister och utvecklare lider förvånansvärt ofta av en specifik allergi: De får aningen rodnande kinder och en lätt andnöd när det kommer till frågor som rör dokumentation. Orsaken är troligen att det krävs en annan bakgrund för att på ett lättbegripligt, allmängiltigt sätt kunna beskriva avancerade och komplexa lösningar för dem som inte är lika insatta i ämnet. Det kan också finnas medarbetare som känner att det är lite småmysigt att vara “den enda och utvalde” som behärskar “sitt” system. Vad som hen tänkt ska hända med systemet om oturen skulle vara framme och vederbörande råkar få en elchock i serverhallen är oklart. Med rätt dokumentation minskar risken för att viktig kunskap blir personberoende. För att framgångsrikt producera dokumentation som läses krävs en specifik typ av resurs. Denna är väldigt noggrann, analytisk, prestigelös och givetvis kommunikativ - men framförallt ska hen tycka att det är kul och intressant. En absolut förutsättning är att ha ett brinnande intresse och en vilja att sprida kunskap och information. Det är det långtifrån alla som har. Här är stegen du bör ta för att skapa ett effektivt och attraktivt informationsflöde: Genomför en GAP-analys för att definiera vilken dokumentation som verkligen krävs för att verksamheten ska fungera: Förutom den rent praktiska nyttan med dokumentation så gäller det att anpassa informationsflödet efter de förordningar och lagar som styr verksamheten. Det kan gälla allt från krav på avtal och hantering av personalfrågor till olika branschdirektiv och standarder. Ett exempel är GDPR som reglerar hur länge persondata får lagras och på vilket sätt man bör hantera och skydda datat. När du väl har listat vilken information som måste lagras för att verksamheten ska fungera bör du välja ett dokumentationssystem och verktyg där det redan finns en intern kompetens på plats. Då slipper du bli låst till externa utvecklare med fördröjningar till följd. Vilket verktyget blir är i sig inte det viktigaste, men det kan exempelvis röra sig om SharePoint eller Confluence. Tänk dock på att mängden funktioner i verktyget oftast vida överstiger de verkliga behoven. Mappstrukturen bör sällan utgå ifrån organisationsstrukturen, eftersom den återkommande ändras. Försök istället att modellera en funktionell struktur efter hur arbetsprocesserna ser ut. Ett bra sätt att nå framgång här är att låta en grupp medarbetare med god kunskap om företagets många processer tillsammans lista behoven. Då tar du tillvara alla intressenters intressen och skapar förhoppningsvis konsensus innan du kör. Utför helst en kravfångst enligt konstens regler. Till sist bör du fundera på presentationslagret. Hur ska informationen visas för användarna? Täcker verktygen era önskemål där? Grundregeln är att “samma” information alltid och enbart lagras på ett enda ställe. Men som ett exempel: En systemskiss kan finnas i olika versioner - en med IP-adresser för nätverksgruppen och en utan dessa för kunden. Via “personas” kartlägger skribenten mottagarna mer eller mindre i detalj. Det handlar t ex om att förstå hur mottagarnas förkunskaper ser ut och vad de verkligen måste veta i ämnet för att kunna utföra sitt arbete. Skriv i första hand på koncernspråket, men utred även behov av andra språk. Finns det till exempel ett callcenter som måste ha information på det lokala språket? De kanske inte uttryckligen kräver detta - men det skulle underlätta för att det snabbar upp supportflödet så pass mycket att det är värt investeringen. Allt det nämnda ovan och mycket mer ska ingå i en praktiskt testad och ordentligt utvärderad dokumentationsprocess. En dokumentationsprocess följer ett dokuments livscykel från att det skapas tills att det ska arkiveras. Annat som ingår är informationskategorier, säkerhetsklassning, dokumenttyper, namnstandard, versionshantering och rollförteckning (skribent, mottagare, granskare och ägare). Standardmallar bör tas fram så att enhetlighet nås. Processen måste, som sagt, vara väl förankrad hos dem som förväntas arbeta enligt modellen. Det kräver utbildning och en systemförvaltning som uppdaterar process och verktyg i takt med behoven. Minimikrav är en uppdatering/ revidering av samtliga dokument per år. Vissa dokument, som exempelvis produktblad, behöver kanske uppdateras vid varje ny version. Det är alltid dokumentägaren som är ansvarig och denne ska därför rapportera till en funktion som godkänner dokumentet på nytt. Dessvärre nedprioriteras dokumentation med motiveringen att denna inte får ta för mycket resurser och tid i anspråk. Resultatet blir garanterat det motsatta. Det skapar frustration. Med en välskött dokumentation ökar vi-känslan dramatiskt då “vi” alltid, enkelt och naturligt, delar med oss av vår kunskap. Den positiva andan smittar sedan av sig på de externa kundrelationerna. Följ därför de sju stegen för att skapa ett effektivt informationsflöde. Dokumentera inte mera utan rätt. Carl har lång erfarenhet från IT-branschen och har engagerat sig för att förankra vikten av ett noggrant dokumentationsarbete utifrån verksamhetens behov. Han har utformat systemdokumentation, informationsstrukturer, processbeskrivningar och lett IT-utredningar. En specialitet är ITSM och ramverket ITIL där han är certifierad, samt GDPR.
di|2021-03-18 10302u18c9699ea26d4721af49471674524290
li|Carl Nycander Vad av denna finns redan, vad saknas och vad måste uppdateras? Vad är “nice to have” och “must have” ur ett rent verksamhetsperspektiv? Skapa prioritetslista och se till att fylla denna med ansvarsområden och inte minst ansvariga personer. Sätt tydliga deadlines för när arbetet ska vara klart för respektive område och följ upp. Se även över arbetsprocessen för att ta fram dokument samt lagringsytor och verktyg.
st|1. Inventera nuläget 2. Lagar och paragrafer 3. Skapa funktionell lagringsstruktur och välj verktyg 4. Kartlägg mottagarna 5. Välj språk 6. Fastställ en dokumentationsprocess 7. Utbilda och revidera
h1|Ökad harmoni med en väldokumenterad verksamhet
h2|Fyll i din e-postadress för att ladda ner artikeln Rätt resurs för rätt uppgift Varför dessa brister i informationsflödet? Hur går man tillväga? Sammanfattningsvis Missa inte
h3|Carl Nycander 
pa|Hur mycket kunskap finns kvar i ditt företag när alla medarbetare gått för dagen? Klarar verksamheten av att rulla vidare även om nyckelanställda slutar? I så fall har ni rejält med strukturkapital som höjer företagets totalvärde. Om ditt företag däremot är starkt personberoende är det hög tid att förvandla den kunskap som medarbetarna besitter till strukturkapital. I den här artikeln kan du läsa om hur du kan gå till väga. Strukturkapitalet ägs av organisationen och omfattar de rutiner, metoder, processer och teknologier som krävs för att organisationen ska fungera. Allt från företagskultur, varumärken, produktionsprocesser, data, affärshemligheter och patent ingår. Här ingår också den tysta kunskap som finns hos medarbetarna. Enskilda medarbetare sitter på företagshemligheter, erfarenheter och spetskompetenser. Genom att omvandla den här tysta kunskapen till strukturkapital försäkrar sig företaget om att kunskapen blir kvar i företaget även när medarbetare byts ut. Nyckeln till att förvandla tyst kunskap till strukturkapital är att dokumentera den. I princip skriver man ner allt som görs, och sedan analyserar man om det finns återkommande mönster som kan omvandlas till riktlinjer och processbeskrivningar. Om man kan föra över kunskap som bara enskilda medarbetare besitter till strukturkapital ökar man värdet på organisationen och skapar ett bättre arbetsklimat där stuprör försvinner. Detta gör att effektiviteten ökar. Beroendet till specialistkompetenser minskar och kompetensutvecklingen internt ökar. Men det är inte alltid oproblematiskt att föra över kunskap från medarbetare till organisationen. I en verksamhet där lönesättningen sätts utifrån personlig kompetens kan det vara svårt att motivera en expert att dela med sig av den spetskompetens som ger utdelning i lönekuvertet. I så fall måste själva kunskapsdelningen vara en faktor i lönesättningen. Eftersom det ökade strukturkapitalet kan öka värdet på organisationen kan det uppväga de ökade personalkostnaderna. Det kan också spela roll hur man går till väga för att föra över enskilda medarbetares kunskap till rutiner, riktlinjer och processbeskrivningar. Det handlar ju om att få medarbetarna att dela med sig av sina självlärda, mjuka kunskaper. Om anställda upplever kunskapsdelning som en positiv aktivitet blir responsen bättre än om det verkar vara en tidskrävande byråkratisk procedur utan uppenbar fördel för verksamheten och den enskilde. Här är några exempel på vägar för att få medarbetare att dela med sig av sin personliga expertis: När man väl har bestämt sig för att konvertera all mjuk kunskap till konkreta värden i företaget behövs ett strukturerat sätt att ta emot all denna kunskap som tidigare inte har haft någon plats i företagets normala processer. Det kan vara en fördel att låta någon som kommer utifrån göra detta - någon som ser på allt det som samlats in med friska ögon. Den som får uppdraget försöker se strukturerna i det digra materialet, för att sedan arbeta med att kategorisera och klassificera informationen. Nästa steg är att omvandla informationen till arbetsbeskrivningar, processbeskrivningar och riktlinjer. Dessa behöver vara tydligt och lättbegripligt formulerade. Sedan ska de komma medarbetarna till godo i ett digitalt lagringsformat som passar organisationen. Ett viktigt moment som inte får glömmas bort är kommunikation. Sprid kännedom i organisationen om varför arbetet med att kartlägga den tysta kunskapen är viktigt för företaget, och kommunicera vad som åstadkommits och var den nya kunskapen går att hitta digitalt efteråt. Behöver ni hjälp? Dokumentera har många experter inom teknisk kommunikation som kan hjälpa till i hela processen från informationsinsamling till färdiga rutin- och processbeskrivningar. Strukturkapital är alla de rutiner, metoder och processer som finns kvar i företaget när medarbetarna gått hem, men som behövs för att företaget ska fungera. Genom att fånga upp all den tysta kunskap som medarbetarna besitter, och förvandla den till dokumenterade processbeskrivningar, rutiner och riktlinjer stärks företagets strukturkapital och det blir mindre personberoende. Låt sedan den nya kunskapen bli tillgänglig för medarbetarna digitalt, och glöm inte att informera dem om arbetet med att kartlägga och tillgängliggöra den tysta kunskapen i företaget. Eva har en journalistexamen med bred erfarenhet av redaktionellt arbete och intern kommunikation. Hon har ord om sig att vara en skicklig skribent men har även arbetat med att bygga informationsstrukturer, hantera behörigheter, utbilda användare och skriva presentationer och manualer för SharePoint.
di|2021-01-17
li|Eva Jangö Mentorskap (även kallat buddy-buddy system bland utvecklare) Blogg Roterade wiki / intranätansvar Whitepaper Dagbok / mötesanteckningar Återkommande granskning av produktdokumentation inom hela företaget Datamining av buggrapporter/Big Data
h1|Maximera strukturkapitalet genom dokumentation
h2|Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa er? Lämna dina kontaktuppgifter och skriv ett kort meddelande så hör vi av oss! Dokumentera den tysta kunskapen Sammanfattning Missa inte
h3|Eva Jangö 
pa|Strukturen på filservern blir med tiden allt mer oformlig och svårnavigerad. Ett givet dokument löper stor risk att drunkna bland alla andra dokument och mappar. Det leder till slöseri med kunskap, nedlagt arbete och resurser som kan räknas i höga belopp, speciellt om dokumenten måste återskapas för att de inte går att hitta. Dessutom, på många företag finns faktiskt en eller flera tekniska lösningar som mycket väl skulle kunna förbättra den här situationen, men som tyvärr inte utnyttjas. Så vad ska man göra? I grunden är det hela ganska enkelt: Det kan låta lite väl enkelt men i stora drag behöver dessa steg tas. Om du känner igen dig i problembeskrivningen och vill ha hjälp att rätta till situationen så kan vi på Dokumentera lova en mycket bättre framtid, i alla fall vad dokumenthanteringen beträffar. Vi har omfattande erfarenhet av olika miljöer och verktyg för dokumenthantering.

li|Etablera principer för lagring och namngivning av dokumentation Undersök tillgängliga tekniska lösningar och definiera vilka, eventuella, förändringar som behöver införas Migrera över befintlig dokumentation till den nya lagringsytan Utbilda personalen i den nya lösningen
st|För de flesta av oss så innebär dokumenthantering att vi försöker ge ett nytt dokument ett namn som beskriver innehållet så bra som möjligt, och lägger det i en lämplig mapp på filservern. Tycker vi inte att någon befintlig mapp passar skapar vi en ny och namnger den.
h1|Dokumenthantering
Vi arbetar med Missa inte
h3|Användardokumentation Behovsanalys Digitalisering Dokumentationsprocesser Dokumentsamordning GAP-analys IT-dokumentation Informationsanalys Klassificering Process- och rutinbeskrivningar Produkt- och tjänstebeskrivningar Storytelling Tekniska översättningar Terminologi 
pa|HR jobbar med arbetsgivarvarumärket. Juristerna ansvarar för affärsjuridiken. Kommunikatörerna stödjer ledningen med strategisk kommunikation. IT tillhandahåller verktygen. Men vem i organisationen ser till så att det finns mallar, regler för hur rutinbeskrivningar ska se ut, rutiner för dokumenthantering eller riktlinjer för vilket verktyg som ska användas för att lagra vilken information? Här kommer några goda råd för hur du skapar ordning och reda bland dokumenten. I många företag är nog svaret ”ingen” på några eller flera av frågorna ovan. Uppdraget att skapa och upprätthålla regler för var och hur information ska lagras faller lätt mellan stolarna. Men med rätt lagringsytor, lättåtkomliga mallar och förankrade riktlinjer för dokumenthanteringen slipper medarbetarna i företaget ägna så mycket tid åt att leta dokument. Klicka på för att läsa vidare. Eva har en journalistexamen med bred erfarenhet av redaktionellt arbete och intern kommunikation. Hon har ord om sig att vara en skicklig skribent men har även arbetat med att bygga informationsstrukturer, hantera behörigheter, utbilda användare och skriva presentationer och manualer för SharePoint.
di|2020-05-28 10302u74883506e0a14b63810b6556d32453f4
li|Eva Jangö
h1|SÃ¥ skapar du ordning och reda bland dokumenten
h2|Fyll i din e-postadress för att ladda ner artikeln Missa inte
h3|Eva Jangö 
em|Ladda Ned
pa|Det är inte ovanligt att vi hittar specifikationer för utveckling och produktion tillsammans med bilder från förra årets julfest. Eller originalfiler skapade av programvaror som inte längre finns på marknaden. I vissa fall kan konsekvenserna av bristerna vara försumbara, i andra fall kan de vara kostsamma och svåra att rätta till om man upptäcker dem för sent. Med informationsanalysen kollar vi statusen på din befintliga dokumentation och om den gör det jobb som det är tänkt. Du får en kartläggning av struktur, grad av uppdatering, språkkvalitet, målgruppsanpassning, sökbarhet, etc. Analysen ger dig ett nuläge som är värdefull i sig, men inte minst inför alla slag av förändringar av dokumentationen. Den är särskilt viktig att genomföra om du ska ändra informationsstruktur, exempelvis lägga över informationen till DITA eller XML. I många av våra uppdrag gör vi en Informationsanalys i anslutning till ett dokumentationsprojekt. Men du kan även be oss utföra en Informationsanalys som ett specifikt uppdrag.

st|Exakt vilken finns i organisationen? Var är den lagrad och hur väl uppdaterad är den? Sådana och liknande frågor ställer sig många. Med tjänsten Informationsanalys kartlägger vi och redovisar en samlad bild av din verksamhets befintliga dokumentation. Tyvärr kan analysen ibland bjuda på oangenäma överraskningar, men å andra sidan är det desto viktigare i så fall att få upp dem på bordet.
h1|Informationsanalys
Vi arbetar med Missa inte
h3|Användardokumentation Behovsanalys Digitalisering Dokumentationsprocesser Dokumenthantering Dokumentsamordning GAP-analys IT-dokumentation Klassificering Process- och rutinbeskrivningar Produkt- och tjänstebeskrivningar Storytelling Tekniska översättningar Terminologi 
pa|Att skydda data blir allt viktigare för företag som nyttjar externa digitala tjänster. Hur ska man kunna lita på att känslig information inte kommer på villovägar i molnet eller hos konsultbolaget? Ofta kräver man idag att tjänsteföretag uppfyller de krav som ställs i kända standarder. För datasäkerhet är den mest kända standarden ISO 27001. I den här artikeln kan du läsa om vilken typ av dokumentation som krävs för en certifiering.
di|2020-10-29 10302ube72a7ba636a4fd1bfd19ded6e70ee6c
li|Emanuela Pedrocco
h1|ISO 27001 - vad är det och vad kan det göra för dig
h2|Fyll i din e-postadress för att ladda ner artikeln Missa inte
h3|Emanuela Pedrocco 
pa|Användardokumentation kan vara av mycket skiftande slag och omfatta allt emellan en enda sida till en fullmatad handbok. Men en sak har de gemensamt – de måste vara enkla att förstå och snabbt ge de svar som användaren behöver för att kunna arbeta effektivt. Du har säkert själv blivit frustrerad någon gång av en illa skriven eller ofullständig manual. Låt inte det drabba din produkt. Men undvik att skriva användardokumentationen till din egen produkt. Det är väldigt lätt att bli hemmablind; det man själv tycker är självklart kanske inte alls är det för användaren. Därför är det en god idé att lägga ut uppgiften på en utomstående skribent. En erfaren skribent ställer de rätta frågorna innan jobbet börjar. Till exempel om användarna och deras kunskaper, om hur produkten används och om vad personen behöver veta för att använda produkten effektivt. Svaren vägleder skribenten vid valet av språknivå och hur djup informationen bör vara. Om dokumentationen gäller en programvara som ska användas av personer utan teknisk kunskap så ska språket vara utan teknisk jargong och fokus ska ligga på användargränssnittet. Däremot skrivs en handbok för en databas på ett helt annat sätt och med gängse facktermer.

st|Nästan alla produkter behöver någon form av handledning till användarna. Fysisk, digital eller både och. Och ju bättre användardokumentation, desto nöjdare kunder och desto . Den får då mer tid för att lösa de viktiga kundfrågorna. Dokumenteras skribenter har teknisk kunskap och förståelse som de parar med pedagogisk expertis.
h1|Användardokumentation
Vi arbetar med Missa inte
h3|Behovsanalys Digitalisering Dokumentationsprocesser Dokumenthantering Dokumentsamordning GAP-analys IT-dokumentation Informationsanalys Klassificering Process- och rutinbeskrivningar Produkt- och tjänstebeskrivningar Storytelling Tekniska översättningar Terminologi 
pa|När du har sålt en produkt, har kunden bekymmer att få in den i sitt dagliga arbete? Ringer de ofta till din supportdesk? Får du höra klagomål på att produkten är svår att använda effektivt även om de har fått en stadig manual? Det grundläggande problemet kan mycket väl vara att rätt teknisk information inte har nått kundens användare. Varje medarbetare hos kunden behöver veta varför din produkt är till nytta för just honom. Därför måste du även leverera teknisk information i många format och med rätt slags språk – att ”tala med tekniker på teknikers vis och med ledare på latin”, för att travestera en gammal maxim. Nöjda kunder kommer gärna tillbaks och därför är strategin med många format lönsam på sikt. Vilken teknisk information behöver kundens inköpare under upphandlingen? I första hand sådant som visar vilken nytta kundens verksamhet har av produkten, presenterad på ett sätt som lekmän lätt tar till sig. Till exempel: Vilken teknisk information behöver utvecklingsenheten? I första hand sådant som visar produktens nytta i framtida projekt. Här ligger fokus på produktens förmåga att lösa de problem som ingenjörerna möter i utvecklingsarbetet. Några exempel: Vilken teknisk information behöver IT-enheten? I första hand sådant som visar hur produkten körs som en del av organisationens IT-system. Här handlar det om sladdar, protokoll och elektrisk spänning, dvs hårda tekniska fakta som till exempel: Målgruppsanpassad teknikinformation är en utmaning för alla tillverkare, men det är också en strategi som ger avkastning på sikt. Det blir lättare att bygga en långvarig relation till en kund, eftersom dess nyckelpersoner förstår vad de köper och varför. Tillit till en viss leverantör leder ju ofta till nya beställningar. Och med rätt information ökar också sannolikheten för att kunderna blir nöjdare! Per har över 30 års erfarenhet av att arbeta med dokumentation, översättningar och projektledning. Han arbetar också med dokumentationsstrategier och fungerar dessutom som mentor för våra konsulter. Per håller även föredrag om olika företeelser inom dokumentationsområdet.Det stora projektet avslutat, lösningen levererad till kunden, och sista fakturan är skickad. Allt borde vara frid och fröjd. Men plötsligt hör kunden av sig. Dokumentationen som skulle följt med leveransen är inte fullständig, eller är inte utformad på ett sätt som passar kundens system. Vad hade kunnat göras bättre från början? Två erfarna dokumentsamordnare delar här med sig av sina bästa råd från sin vardag. Malena har som byggnadsingenjör lång erfarenhet av att hantera dokumentation, ritningar och med CAD-samordning. Dessutom har hon jobbat som CAD-samordnare och som redaktör för webbplatser med bl a programmering, design och redaktionellt arbete. Malena är nyfiken på att lära sig nya saker och nu får hon vara nyfiken på Dokumentera. Varmt välkommen Malena! Helena är utbildad driftledare med bred erfarenhet av teknisk administration från flera branscher. Hon brinner för att göra komplexa tekniska frågor förståeliga och för att hjälpa andra människor oavsett problem. Nu finns hon på Dokumentera, och det är vi glada för. Välkommen Helena! Med kandidatexamen i både data- och systemvetenskap och journalistik har Åsa den perfekta bakgrunden som konsult på Dokumentera. Utöver ett tekniskt intresse, är Åsa också mycket intresserad av språk och nu får hon möjlighet att kombinera sina intressen i rollen som teknisk skribent. Varmt välkommen till Dokumentera Åsa!
di|2016-04-07
li|Per Grahn-Möller Effektivitet och prestanda Kostnad knuten till avkastning Scenarier som handfast visar hur produkten används i den dagliga verksamheten Kompatibilitet med andra produkter Indata, algoritmer och utdata Anpassningsbarhet till organisationens behov och prestanda Kostnad knuten till tidsbesparing Uppkoppling med resten av systemet Format och flöden av indata och utdata Daglig drift Underhåll och service
st|För inköpschefen För utvecklingschefen För IT-chefen Slutligen...
h1|Bra sälj och nöjda kunder med rätt information
h2|Missa inte
h3|Per Grahn-Möller 
pa|Syftet med GDPR är dels att skapa samma regler i hela EU, dels att stärka individens rättigheter. En stor del av GDPR-anpassningen handlar om att inventera system och processer samt dokumentera olika typer av rutiner. Har ni inte er GDPR-dokumentationen på plats är ett hög tid att börja nu! 25 maj 2018 är ett viktigt datum för alla organisationer som hanterar personuppgifter. Då ersätts nämligen PuL med GDPR. För många organisationer kan arbetet att anpassa sig bli omfattande och det är hög tid att påbörja det nu. Sanktionerna för den som inte har koll på dataskyddsförordningens regler är hårda med höga böter för allvarliga överträdelser. I vårt White Paper om GDPR kan du läsa mer om vad du behöver tänka på när det gäller bl a dokumentationen av er hantering av personuppgifter. Örjan är civilingenjör och har arbetat som skribent under många år. Från sin tid som copywriter på reklambyråer har han erfarenhet av marknadsföring och marknadskommunikation. Han har dessutom stor vana vid att samla in, analysera och strukturera komplex och omfattande skriftligt och muntligt underlag, och kommunicera budskap och information till mottagarna på ett enkelt, övertygande och pedagogiskt sätt.
di|2017-03-31 10302uc51f123603f4469aac268c50d5380524
li|Örjan Andersson
h1|Har ni er GDPR-dokumentation på plats?
h2|Läs hela artikeln genom att fylla i fältet nedan! Missa inte
h3|Örjan Andersson 
pa|Med en fastställd och väl utformad dokumentationsprocess skapas varje dokument på ett strukturerat och effektivt sätt så att ingenting faller mellan stolarna, görs på fel sätt eller i fel ordning. Dokumenten produceras effektivt och de ger ett enhetligt intryck. Du slipper störande och tidsödande omarbetningar, felaktiga dokumenttyper, bristfälligt granskade dokument felplacerade i lagringsstrukturen och inkorrekta revisioner. Utformningen av dokumentationsprocessen utgår givetvis från verksamhetens eller projektets behov. Dokumenttyper fastställs och mallar till dem skapas. Man går vidare med att definiera metadata för att klassificera dokument samt fastställer granskningsprocedurer, revisionshantering med mera. Ägare av dokumentationsprocessen och av de ingående rutinerna utses, och deras uppgift är att följa upp processen löpande och göra eventuella korrigeringar. I förekommande fall ingår även rutiner för kommunikationen med kunder vad gäller leverans av dokumentation, godkännande, system- och funktionsändringar, kontrakt, garantiärenden, etc.

st|Dokumentationsprocess kan låta krångligt och omständligt men är i själva verket något självklart och naturligt. Enkelt uttryckt består en dokumentationsprocess av ett antal rutiner för att producera och godkänna dokument i din organisation eller i ett projekt. Dokumentera hjälper dig att utforma en effektiv och anpassad dokumentationsprocess för din verksamhet eller ditt projekt. Vi kan även skriva kursmaterial och genomföra utbildningen av medarbetarna.
h1|Dokumentationsprocesser
Vi arbetar med Missa inte
h3|Användardokumentation Behovsanalys Digitalisering Dokumenthantering Dokumentsamordning GAP-analys IT-dokumentation Informationsanalys Klassificering Process- och rutinbeskrivningar Produkt- och tjänstebeskrivningar Storytelling Tekniska översättningar Terminologi 
pa|Inte ens i så nära besläktade språk som de skandinaviska har samma ord alltid en exakt överensstämmande betydelse. Det finns därmed en risk för att det smyger sig in nyansskillnader i en översatt text. Därför är det viktigt att översättaren känner till ämnet och dessutom har tillgång till personer som kan förklara centrala begrepp, och som även kan korrekturläsa den översatta för att säkerställa att den innehåller rätt fackterminologi. Kommunikation är ofta mer än enbart text. Den kan även bestå av bilder och symboler och de kan ha olika betydelse länder och kulturer emellan. Ett enkelt exempel är bocken som vi svenskar traditionellt länge har använt för att markera att något är fel, medan den i anglosaxiska länder betyder att något är korrekt eller är avprickat. Ett kryss betyder däremot att något är fel. Misstag av den typen kan leda till olyckliga missförstånd. Dokumentera hjälper dig att ta dig runt fallgroparna och få en innehållsmässigt och språkligt korrekt översättning.

st|Översättningar av tekniskt material är svårt. Man behöver kombinera tre färdigheter – teknisk kompetens, kunskaper i de båda språken samt vara en god skribent. Dokumenteras konsulter har den nödvändiga tekniska förståelsen som generella översättare normalt saknar.
h1|Tekniska översättningar
Vi arbetar med Missa inte
h3|Användardokumentation Behovsanalys Digitalisering Dokumentationsprocesser Dokumenthantering Dokumentsamordning GAP-analys IT-dokumentation Informationsanalys Klassificering Process- och rutinbeskrivningar Produkt- och tjänstebeskrivningar Storytelling Terminologi 
pa|“Den ligger på servern”. Du har kanske hört den förut? Du har kanske dragit en djup suck, placerat muspekaren över serverikonen, klickat och påbörjat den smärtsamma processen “Hitta filen”. En vanlig smärta inom många organisationer som turligt nog är högst behandlingsbar. Applicera endast Content management på det smärtande området och låt det verka. Olika typer av innehåll - så kallat content - genomsyrar hela verksamheten från toppen till botten genom alla affärsprocesser. Därför är det inte ovanligt att informationsmängden som verksamheten samlar på sig under åren till slut blir så enorm att den blir oöverskådlig. Var finns filen? Vilken version är det som gäller? Gäller dokumentet fortfarande? Det är här Content Management (CM) kommer in i bilden genom att hjälpa till att kontrollera den ständigt ökande mängden content. Ett flöde introduceras - en content-livscykel - som hanterar informationen från skapande till utvärdering och borttagning. Det sparar verksamheten tid, pengar och huvudvärk. Christian har en kommunikationsutbildning och erfarenhet från marknadsföring, teknisk kundservice och försäljning. Han har ett stort teknikintresse och en förmåga att snabbt sätta sig in i nya tekniska system och program. Christian värnar om att hålla det enkelt och drivs av att göra komplex teknisk information förståelig.
di|2020-06-18 10302ud36b1b4984c64087994044f9edcd331c
li|Christian Salomonsson
h1|Content management - Informationshantering utan smärta
h2|Ladda ned "Content management - Informationshantering utan smärta" Missa inte
h3|Christian Salomonsson 
pa|Agil utveckling blir allt vanligare men ryktet om utvecklingsdokumentationens död är trots det betydligt överdrivet. Den behövs fortfarande, men precis som agila metoder delar upp utvecklingen i delar så ska dokumentationen också göra det. En bra struktur och genomtänkt dokumentationsdesign lägger en utmärkt grund för effektiv kunskapsöverföring och enkelt framtida underhåll. Den här dokumentationen beskriver systemet och dess ingående applikationer och delar. Tyngdpunkten ligger normalt på funktionella beskrivningar av systemets flöden och angränsande kontaktytor. En tydlig struktur och hög sökbarhet för snabb access är viktigt vid valet av format och lösning. Denna dokumentation är fönstret mot verksamheten i organisationen. Därför måste den vara tydlig och pedagogisk. Här beskrivs hur ändringar, incidenter och liknande ska hanteras. ITIL är en ledande metod för det och ger omfattande stöd för den dokumentation som ska tas fram. Här beskrivs hur systemet driftas, vad som körs vid olika tidpunkter och med vilken periodicitet. Här hittar du installationsinstruktioner, rutiner för uppdateringar, instruktioner för akuta felavhjälpningar och allt annat som behövs för att hålla systemen rullande. En tydlig struktur, hög sökbarhet för snabb access och portabel information är viktigt vid valet av format och lösning.

st|IT-dokumentation är ett samlingsnamn för beskrivningar av IT-system ur olika aspekter. Vi beskriver de vanligaste här. Du, som många andra, kanske föredrar att skapa en mix av flera av dessa. Oavsett hur du väljer kan dokumentationen lagras och tillgängliggöras på många olika sätt, allt ifrån klassiska hyllvärmare till wikis. Utvecklingsdokumentation Systemdokumentation Förvaltningsdokumentation Driftdokumentation
h1|IT-dokumentation
Vi arbetar med Missa inte
h3|Användardokumentation Behovsanalys Digitalisering Dokumentationsprocesser Dokumenthantering Dokumentsamordning GAP-analys Informationsanalys Klassificering Process- och rutinbeskrivningar Produkt- och tjänstebeskrivningar Storytelling Tekniska översättningar Terminologi 
pa|Effektivt underhåll bygger på ett minimera stilleståndstiden. Det vet alla som kör bil eller som använder rulltrapporna i Stockholms tunnelbanesystem. Slitdelar behöver underhållas innan de havererar med större skador som följd. Förutom att ha ordning på underhållsintervall, garantitider och reservdelar är det viktigt att ha korrekt information om vad som ska göras och hur arbetet ska utföras. Det finns både tid och pengar att spara genom att se över den tekniska informationen som berör underhållsarbetet. Men hur ska man då gå tillväga för att maximera tillgängligheten av systemet? Ställ följande frågor i er organisation: • Är underhållsinstruktionerna entydiga och lättförståeliga? • Utförs underhållsarbetet på det sätt och med de verktyg som är specificerade av underhållsdokumentationen? • Är det lätt att hitta alla dokument, ritningar, instruktioner och protokoll som behövs för att genomföra ett effektivt underhållsarbete? Om inte alla frågor kan besvaras med ett tydligt JA, klicka på "Ladda ned" ovan och läs vidare för tips på åtgärder som kan förbättra effektiviteten. Berndt är civilingenjör och har jobbat mycket med installation, service och underhåll i en industriell miljö där det är viktigt med korta och tydliga instruktioner i ord och bild för att en användare enkelt ska kunna ta till sig informationen. Rollen som informatör och utbildare har alltid funnits, och som teknisk skribent arbetar han gärna och engagerat med kunskapsöverföring i olika former.
di|2020-04-02 10302ub0dc979c00194817b63db93522525fc9
li|Berndt Lehnert
h1|Effektivisera verksamheten med bra underhållsdokumentation
h2|Fyll i din e-postadress för att ladda ner artikeln Missa inte
h3|Berndt Lehnert 
pa|Oavsett hur de har skapats i din verksamhet, finns det mycket att vinna på att dokumentera processerna såväl som rutinerna. För det första skingrar det oklarheter och tvetydigheter kring hur jobbet ska göras och i vilken ordning, vilket ökar både effektivitet och kvalitet. För det andra underlättar det introduktionen av nyanställda – de kommer snabbare upp i full produktivitet och risken för dyrbara misstag minskar. För det tredje ger dokumentationen dig ett nuläge kring hur verksamheten bedrivs och fungerar vilket är ovärderligt inför en utveckling och effektivisering av processerna. Dokumentera har genomfört flera uppdrag som rör dokumentation av verksamhetsprocesser. Ofta är uppdragen avgränsade till en viss del av verksamheten som uppdragsgivaren ser störst behov av att skapa ordning i, exempelvis utveckling av produktionsprocessen eller försäljningsprocessen. Många av våra konsulter har omfattande erfarenheter som projektledare och kan ta ett helhetsansvar för utvecklingsprojekt.

st|Organisationer fungerar genom ett antal verksamhetsprocesser där varje process består av en mängd rutiner. De kan ha växt fram spontant och stegvis eller designats som helhet efter en noggrann analys.
h1|Process- och rutinbeskrivningar
Vi arbetar med Missa inte
h3|Användardokumentation Behovsanalys Digitalisering Dokumentationsprocesser Dokumenthantering Dokumentsamordning GAP-analys IT-dokumentation Informationsanalys Klassificering Produkt- och tjänstebeskrivningar Storytelling Tekniska översättningar Terminologi 
pa|Det stora projektet avslutat, lösningen levererad till kunden, och sista fakturan är skickad. Allt borde vara frid och fröjd. Men plötsligt hör kunden av sig. Dokumentationen som skulle följt med leveransen är inte fullständig, eller är inte utformad på ett sätt som passar kundens system. Vad hade kunnat göras bättre från början? Två erfarna dokumentsamordnare delar här med sig av sina bästa råd från sin vardag. I stora projekt inom exempelvis infrastruktur är det många dokument som ska fram. Det är ritningar, manualer, dokumentation över komponenter - inte sällan flera tusen dokument i varje projekt. Ofta är det projektledaren som har ansvaret för att leveransen till mottagande part även innehåller den dokumentation som avtalats. Men just det kan falla lite mellan stolarna. Projektledaren har ju ett brett ansvarsområde med många bollar i luften. Bristerna uppdagas först när leveransen skett. Kanske är det någonting i lösningen som inte fungerar som kunden tänkt sig. Plötsligt blir det viktigt att hitta dokumentationen av just den funktionen. Då är det så dags att upptäcka att dokumentationen inte var fullständig. För att undvika den typen av problem, och de skador på relationen till den mottagande parten som det kan föra med sig, är det en bra idé att avlasta projektledaren och istället involvera en dokumentsamordnare. Denne följer projektet hela vägen fram till slutleverans, och har som sin huvuduppgift att se till att all dokumentation kommer fram, utformas på rätt sätt och levereras i rätt tid. Jonas Woxström är en av Dokumenteras erfarna . Rollen kallas ibland Document Controller - en titel som visar vad det handlar om. En controller håller ju ögonen på hur företaget hanterar sina pengar, Jonas jobb är att hålla ordning på dokumentationen i stora projekt. – I mitt jobb tar jag tempen på kvaliteten i dokumentationen. Jag vässar dokumentationsprocessen och höjer kvaliteten i leveransen. Ett stort projekt kan få upp till ett års kortare projekttid om man arbetar rätt med dokumentsamordning, säger han. Jonas bästa goda råd kan sammanfattas så här: – Jag ser vad som inte är komplett och var det finns uppenbara fel, men detaljgranskar inte alla dokument. Däremot behöver jag ha tillräcklig insikt om innehållet för att kunna paketera dokumentleveransen till slutkunden på ett bra sätt. Hans kollega Emelie Sandström håller med och lägger till ytterligare egenskaper som är viktiga att ha för den som arbetar som dokumentsamordnare i stora anläggningsprojekt: – Du behöver vara strukturerad, och våga vara drivande för att få fram dokumentationen och driva projektet i mål. Det gör du om du är lösningsorienterad, och har förmåga att prioritera vad som är viktigast vid varje givet tillfälle. Emelie har tagit fram en instruktion för dokumentsamordning. Den tar hon med sig in i nya projekt där hon ska ansvara för dokumentsamordningen. Den bygger på ledord som kravställning, tydlighet och samordning mellan levererande och mottagande part. – Dokumenten måste levereras i en struktur som mottagande part vill ha, vara i format som mottagaren kan hantera och se ut på det sätt som mottagaren vill. Är jag osäker så tar jag alltid med mig båda parter i diskussionen. Då kan jag fråga hur mottagaren ställer sig till lösningen för dokumentationen. Kommunikation är viktigt, säger hon. Hon ser en stor fördel med att låta en dokumentsamordnare ha ansvaret för att dokumentationen i den här typen av projekt håller hög kvalitet och levereras enligt kundens önskemål. – Om man inte har någon dokumentsamordnare i sitt projekt så blir kvaliteten på dokumentationen beroende av projektledarens tid och möjligheter. Och då kan resultatet variera. Eva har en journalistexamen med bred erfarenhet av redaktionellt arbete och intern kommunikation. Hon har ord om sig att vara en skicklig skribent men har även arbetat med att bygga informationsstrukturer, hantera behörigheter, utbilda användare och skriva presentationer och manualer för SharePoint.Malena har som byggnadsingenjör lång erfarenhet av att hantera dokumentation, ritningar och med CAD-samordning. Dessutom har hon jobbat som CAD-samordnare och som redaktör för webbplatser med bl a programmering, design och redaktionellt arbete. Malena är nyfiken på att lära sig nya saker och nu får hon vara nyfiken på Dokumentera. Varmt välkommen Malena! Helena är utbildad driftledare med bred erfarenhet av teknisk administration från flera branscher. Hon brinner för att göra komplexa tekniska frågor förståeliga och för att hjälpa andra människor oavsett problem. Nu finns hon på Dokumentera, och det är vi glada för. Välkommen Helena! Med kandidatexamen i både data- och systemvetenskap och journalistik har Åsa den perfekta bakgrunden som konsult på Dokumentera. Utöver ett tekniskt intresse, är Åsa också mycket intresserad av språk och nu får hon möjlighet att kombinera sina intressen i rollen som teknisk skribent. Varmt välkommen till Dokumentera Åsa! Sanna har arbetat inom många olika branscher, både som konsult och som anställd. Arbetsuppgifterna har ofta handlat om att se till att rätt information finns tillgänglig på rätt ställe. Hon gillar att bringa ordning och reda i stora informationsmängder. Nu hälsar vi Sanna välkommen som konsult hos Dokumentera.
di|2021-03-31
li|Eva Jangö Se till att leveransen av dokumenten matchar det som den mottagande parten vill ha när det gäller dokumentformat och leveransplaner. Kvalitetssäkra all formalia i form av ritningshuvud, sidfötter, innehållsförteckningar och dokumentformat. Upprätthåll kompetensen om organisation, roller och ansvar. Dokumentsamordnaren behöver ha personkännedom, god kompetens om projektarbete, kravhantering och en teknisk allmänbildning. Ansvaret för fakta och kvalitet på innehållet i dokumentationen ligger däremot på den specialist som tar fram varje enskilt dokument.
h1|Dokumentsamordnaren säkerställer att leveransen blir lyckad
h2|Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa er? Lämna dina kontaktuppgifter och skriv ett kort meddelande så hör vi av oss! Missa inte
h3|Eva Jangö 
pa|I många organisationer pågår nu febril GDPR-aktivitet. Eftersom förordningen är ny finns det inte något facit som säger hur allting ska göras. GDPR handlar icke desto mindre om att få ordning och kontroll över de personuppgifter som hanteras. Kartlägg, förändra och dokumentera kan arbetet sammanfattas med. GDPR har inverkan på hela organisationen, därför är det också en ledningsfråga att se till att ett GDPR-projekt initieras med resurser i lämplig omfattning. Det krävs både teknisk och juridisk kompetens. Säljare och inköpare behöver involveras liksom HR-avdelningen, som hanterar den egna personalens persondata. Tillfällig resursförstärkning för kartläggningsarbete och dokumentation kan också behövas. Initialt behövs ett gediget kartläggningsarbete för att bland annat identifiera vilka personuppgifter som hanteras, vem de tillhör, i vilka system de finns, till vem de skickas och hur länge de lagras. Därefter behöver man klargöra med vilken laglig grund personuppgifterna hanteras. Om det visar sig att laglig grund saknas måste hanteringen upphöra, eller så behöver samtycke inhämtas från de registrerade individerna. Ligger det kvar gamla uppgifter i system och filer är detta ett bra tillfälle att rensa. Passa också på att ta fram nya rutiner för hur lagringstid och rensning ska hanteras framöver. Säkerhetsnivåer och accessrättigheter till olika system behöver ses över och dokumenteras. Kravet på aktiva samtycken för viss behandling innebär att registreringsformulär och liknande måste designas om och avtalstexter gentemot kunder behöver uppdateras. Nya rutiner och processer kommer att behövas för att hantera persondata framgent. Se till att få dessa på plats, och på pränt, så att ni kan visa hur ni arbetar. Glöm inte att den största säkerhetsrisken är människan. Se därför till till att alla anställda får kännedom om hur de ska utföra sitt arbete på ett säkert och lagligt sätt. Omställningen till GDPR är hanterbar - kartlägg, förändra och dokumentera!Det stora projektet avslutat, lösningen levererad till kunden, och sista fakturan är skickad. Allt borde vara frid och fröjd. Men plötsligt hör kunden av sig. Dokumentationen som skulle följt med leveransen är inte fullständig, eller är inte utformad på ett sätt som passar kundens system. Vad hade kunnat göras bättre från början? Två erfarna dokumentsamordnare delar här med sig av sina bästa råd från sin vardag. Malena har som byggnadsingenjör lång erfarenhet av att hantera dokumentation, ritningar och med CAD-samordning. Dessutom har hon jobbat som CAD-samordnare och som redaktör för webbplatser med bl a programmering, design och redaktionellt arbete. Malena är nyfiken på att lära sig nya saker och nu får hon vara nyfiken på Dokumentera. Varmt välkommen Malena! Helena är utbildad driftledare med bred erfarenhet av teknisk administration från flera branscher. Hon brinner för att göra komplexa tekniska frågor förståeliga och för att hjälpa andra människor oavsett problem. Nu finns hon på Dokumentera, och det är vi glada för. Välkommen Helena! Med kandidatexamen i både data- och systemvetenskap och journalistik har Åsa den perfekta bakgrunden som konsult på Dokumentera. Utöver ett tekniskt intresse, är Åsa också mycket intresserad av språk och nu får hon möjlighet att kombinera sina intressen i rollen som teknisk skribent. Varmt välkommen till Dokumentera Åsa!
h1|Hur blir man redo för GDPR?
h2|Missa inte

pa|Informationssäkerhet är ett högaktuellt ämne. Många är mitt uppe i ett skifte från att lagra information på hårddisk till att använda molntjänster. Hur ska en organisation agera för att ha ett användbart informationsflöde, en lättillgänglig lagringsplats och följa alla regelverk utan att verksamheten blir lidande? Att säkra information handlar både om att ingen obehörig ska kunna komma åt den samtidigt som alla inom organisationen som behöver ha informationen ska ha tillgång till den. Det måste gå att lita på informationen, veta att den är korrekt och uppdaterad. Informationen som ska säkras kan vara tryckt på papper, vara lagrad elektroniskt, överföras med fysisk eller elektroniska post, visas på film eller yttras i en konversation. Oavsett vilket format informationen finns på och hur den sprids så finns det krav på informationens säkerhet och riktighet. Kraven har sitt ursprung i lagar och regelverk, kundens förväntningar och interna intresset i att bevara och säkra organisationens information. I vår senast artikel kan du läsa mer om hur du går tillväga för att uppnå detta. Peder har en examen i kognitionsvetenskap och är duktig på hur människor tar in, bearbetar och förstår information. Han har erfarenhet av textbearbetning i tekniska projekt, kommunikation med mjukvaruutvecklare och informationsstrukturering. Bland annat har han utfört analyser utifrån stora informationsmängder för att säkra korrekt hantering och efterlevnad av dataskyddsförordningen GDPR.Det stora projektet avslutat, lösningen levererad till kunden, och sista fakturan är skickad. Allt borde vara frid och fröjd. Men plötsligt hör kunden av sig. Dokumentationen som skulle följt med leveransen är inte fullständig, eller är inte utformad på ett sätt som passar kundens system. Vad hade kunnat göras bättre från början? Två erfarna dokumentsamordnare delar här med sig av sina bästa råd från sin vardag. Malena har som byggnadsingenjör lång erfarenhet av att hantera dokumentation, ritningar och med CAD-samordning. Dessutom har hon jobbat som CAD-samordnare och som redaktör för webbplatser med bl a programmering, design och redaktionellt arbete. Malena är nyfiken på att lära sig nya saker och nu får hon vara nyfiken på Dokumentera. Varmt välkommen Malena! Helena är utbildad driftledare med bred erfarenhet av teknisk administration från flera branscher. Hon brinner för att göra komplexa tekniska frågor förståeliga och för att hjälpa andra människor oavsett problem. Nu finns hon på Dokumentera, och det är vi glada för. Välkommen Helena! Med kandidatexamen i både data- och systemvetenskap och journalistik har Åsa den perfekta bakgrunden som konsult på Dokumentera. Utöver ett tekniskt intresse, är Åsa också mycket intresserad av språk och nu får hon möjlighet att kombinera sina intressen i rollen som teknisk skribent. Varmt välkommen till Dokumentera Åsa!
di|2019-04-24 10302u1b2b44bccee147d1a2c4e73a88dcfb99
li|Peder Abrahamsson
h1|Informationssäkerhet - en värdefull satsning för organisationen
h2|Ladda ned artikeln "Informationssäkerhet - en värdefull satsning för organisationen" här: Missa inte
h3|Peder Abrahamsson 
pa|Ska man skriva själv eller låta en extern skribent göra det? Även om det finns någon internt som gärna skriver är det sällan en god idé, det är lätt att bli hemmablind och missa viktiga kundperspektiv. En extern skribent ser produkten på samma sätt som kunderna gör. Överlämna ett underlag till skribenten som dessutom får möjlighet att ställa frågor, då kommer det bli betydligt bättre. I huvudsak kan man skilja på två typer av produktbeskrivningar. Den ena fokuserar på den kundnytta produkten erbjuder och är oftast mycket översiktlig. Den andra ger en detaljerad beskrivning av produkten och kan vara på många sidor. Det räcker naturligtvis inte att en produktbeskrivning är välformulerad och språkligt korrekt. Rätt innehåll och en övertygande argumentation är ännu viktigare. Innan ett enda ord är skrivet läser en teknisk skribent från Dokumentera in sig på befintligt underlag för produkten och ställer de rätta frågorna till relevanta personer i ditt företag. En vanlig struktur vid arbetet med produktbeskrivningar är att börja med att slå fast produktens egenskaper och därefter definiera vilka fördelar dessa egenskaper leder till. Fördelarna kan sedan översättas till konkret kundnytta. Kundnytta kan uppstå i flera delar av kundens verksamhet, till exempel i produktionen, IT-organisation och FoU. Det bör därför finnas en målgruppsanpassning av produktbeskrivningen. Produktbeskrivningar består sällan av enbart text. När produktens egenskaper, fördelar och kundnytta är definierade tar en erfaren teknisk skribent även ansvar för illustrationer och foton eller bilder. Och integrerar dessa med texten till en genomtänkt och väl kommunicerad och säljande helhet.

st|Välskrivna produktbeskrivningar har flera fördelar. Internt skapar de en värdefull samsyn kring dina produkters och tjänsters egenskaper och de kundnyttor de levererar. Dessutom är de effektiva säljhjälpmedel, såväl passivt på webbplatsen som aktivt av säljarna.
h1|Produktbeskrivningar med målgruppen i fokus
Vi arbetar med Missa inte
h3|Användardokumentation Behovsanalys Digitalisering Dokumentationsprocesser Dokumenthantering Dokumentsamordning GAP-analys IT-dokumentation Informationsanalys Klassificering Process- och rutinbeskrivningar Storytelling Tekniska översättningar Terminologi 
pa|Varför är inte den här sidan uppdaterad? Vem kan ge mig tillgång till den nya projektytan? Hur vet jag att svaret på min fråga på chatten är kvalitetssäkrat? Känns frågorna igen? När intranätet vuxit med nya funktioner ställs nya krav på hur innehållet struktureras och förvaltas. Det som en gång var olika verktyg – ett intranät, dokument i olika mappar, verksamhetens telefonbok och olika interna databaser – börjar allt mer integreras och växa ihop. Utvecklingen har gått från intranät till webbportal och vidare till komplett digital arbetsplats för medarbetarna. I vår senaste artikel får du några tips för att lyckas med den moderna digitala arbetsplatsen. Klicka på "Ladda ned" ovan för att läsa hela artikeln. Eva har en journalistexamen med bred erfarenhet av redaktionellt arbete och intern kommunikation. Hon har ord om sig att vara en skicklig skribent men har även arbetat med att bygga informationsstrukturer, hantera behörigheter, utbilda användare och skriva presentationer och manualer för SharePoint.
di|2020-09-24 10302u89253e94106c4a57a8db1a77051da548
li|Eva Jangö
h1|Utmaningar när intranätet förvandlas till digital arbetsplats
h2|Fyll i din e-postadress för att ladda ner artikeln Missa inte
h3|Eva Jangö 
pa|GDPR ställer en rad nya krav på företag och organisationer. I Sverige är det Datainspektionen som kommer att ha i uppgift att granska hur lagen efterlevs. För företag och organisationer kan detta innebära att de måste visa hur de uppfyller kraven i dataskyddsförordningen vid en kontroll eller revision. Kraven i förordningen är sällan begränsade till enskilda avdelningar, utan får konsekvenser för hela organisation. Därför måste dataskyddsombudet ha dokumentation i ordning och kunna redogöra för alla aspekter av personuppgiftsbehandling i företaget. Det är viktigt att den dokumentation som skapas för GDPR verkligen är anpassad och skräddarsydd för er organisation. Börja med en genomlysning av relevant befintlig dokumentation, för att identifiera behov av uppdatering och komplettering. Detta ger en utgångspunkt för att skapa relevant och nödvändig dokumentation för er och era arbetssätt. Tänk på att dokumentationen ska vara komplett och heltäckande. Se till att referera till relevanta artiklar i förordningen, skapa standardiserade mallar för dina dokument och tillämpa versionshantering. All producerad dokumentation bör kontrolleras, verifieras och göras tillgänglig för rätt personer, till exempel på en gemensam lagringsyta med olika accessnivåer. GDPR-projekt bedrivs ofta i grupper med teknisk och juridisk expertkompetens och ett tydligt fokus på 25 maj 2018. Att komplettera med en expert på dokumentation och dokumenthantering tydliggör och framtidssäkrar era ansträngningar. Kort sagt, det är dokumentationen som visar att du har personuppgiftshanteringen under kontroll!Det stora projektet avslutat, lösningen levererad till kunden, och sista fakturan är skickad. Allt borde vara frid och fröjd. Men plötsligt hör kunden av sig. Dokumentationen som skulle följt med leveransen är inte fullständig, eller är inte utformad på ett sätt som passar kundens system. Vad hade kunnat göras bättre från början? Två erfarna dokumentsamordnare delar här med sig av sina bästa råd från sin vardag. Malena har som byggnadsingenjör lång erfarenhet av att hantera dokumentation, ritningar och med CAD-samordning. Dessutom har hon jobbat som CAD-samordnare och som redaktör för webbplatser med bl a programmering, design och redaktionellt arbete. Malena är nyfiken på att lära sig nya saker och nu får hon vara nyfiken på Dokumentera. Varmt välkommen Malena! Helena är utbildad driftledare med bred erfarenhet av teknisk administration från flera branscher. Hon brinner för att göra komplexa tekniska frågor förståeliga och för att hjälpa andra människor oavsett problem. Nu finns hon på Dokumentera, och det är vi glada för. Välkommen Helena! Med kandidatexamen i både data- och systemvetenskap och journalistik har Åsa den perfekta bakgrunden som konsult på Dokumentera. Utöver ett tekniskt intresse, är Åsa också mycket intresserad av språk och nu får hon möjlighet att kombinera sina intressen i rollen som teknisk skribent. Varmt välkommen till Dokumentera Åsa!
h1|Varför är GDPR-dokumentation viktigt?
h2|Missa inte