Detta PM är WWW-strukturgruppens första dokument. Under oktober kommer även frågeformulär från inventeringen samt presentationsmaterial från "missionärsverksamheten" att publiceras via WWW.
Detta PM är främst publicerat i elektronisk form på
adressen: http://www.ida.liu.se/~andbj/www-strukturgrupp/pm1.html
I detta PM presenteras WWW-strukturgruppens ursprungliga uppdrag, gruppens handlingsplan för framtiden och budget. Inledningsvis hänvisar vi till den övergripande formuleringen av WWW-projektet: Erik Sandewalls PM Strukturering av IT-rådsarbete.
WWW-strukturgruppen skall utgöra ett forum för samråd mellan driftsansvariga av system för WWW och dokumenthantering inom de olika institutionsdatasystemen (eller på andra enheter inom LiU). Gruppens uppdrag är att fastställa en gemensam policy för att information ska vara fritt utbytbara inom universitetet. Sådan information inkluderar WWW-sidor och annan form av information som skall delas mellan flera enheter inom LiU. Dessutom skall publicerad information uppfattas korrekt av externa användare.
Här följer en sammaställning av de olika delproblem som finns i WWW-strukturgruppens uppdrag:
För att kunna utarbeta rutiner för den elektroniska dokumenthanteringan på LiU måste gruppen fastställa vilka hårdvaruplattformar som skall understödjas WWW-projektets synpunkt.
Det måste fastställas vilka WWW-browsers och editorer (texteditering, HTML-redigering, etc) som skall understödjas inom LiU. Övriga programvaruåtgärder som erfordras för att HTML-sidor och dokument som framställts på ett datasystem och en plattform ska uppfattas korrekt på andra datasystem och plattformar inom och utom universitetet.
Identifiering av detaljer som behöver fastläggas i samband med HTML-representationen, till exempel HTML-version och dialekt som skall vara LiU-standard.
Fastställande av vilket dataformat och vilka kodningsmetoder som ska användas för informationsbeskrivning för fulltextdokument. SGML, HTML, LaTeX eller något annat?
Fastställande av vilka andra filtyper som ska understödjas på HTML-sidor som i någon bemärkelse har LiU:s stämpel.
I uppdraget ingår också att ange de informations- och dokumentationsåtgärder som behövs för att användare inom universitetet lätt ska kunna utnyttja det gemensamma dokumenthanteringssystemet. Gruppen skall kartlägga möjligheter och svårigheter när det gäller att hantera dokumentation gemensamt för hela universitetet. Dubbelarbete måste undvikas och dokumenthanteringen för konverteringar (MS Word till SGML till HTML, eller LaTeX till SGML till HTML) skall i möjligaste mån automatiseras.
Gruppen skall implementeras en prototyp för WWW-systemet med angiven filstruktur. I samband med denna implementation skall riktlinjer för användning och utvidgning av denna struktur utarbetas.
Slutligen bör arbetsgruppen behandla vilka möjligheter och begränsningar som inträder om och när WWW-systemet används som gränssnitt till databaser och dataregister. Är det till exempel lämpligt att låta specifika förfrågningar till biblioteksdatasystem och till Ladok ligga som WWW-sidor?
De tekniska lösningarna finns för ett automatiserat dokumenthanteringssystem med möjlighet att publicera på Internet. Problemen är snarare av integrationsnatur än implementation- och programmeringnatur.
En viktig utbildningsinsats kommer att vara att fastställa en god stil för att skriva dokument för att publicera på Internet. Detta ställer krav på ordbehandlingssystem men i första hand på utbildning och på att människor förstår varför en standardiserad stukturmall och ett enhetligt dokumentationsförfarande behövs (tidsvinster, automatisk behandling, att kunna dela med sig av information, etc). De tekniska lösningarna finns redan färdiga, som antytts ovan, så det är utbildning och förståelse hos användarna som behövs för att få en integrerad informationshantering att fungera på LiU.
En annan viktig utbildningsinsats är att beskriva hur informationen förs mellan system, och vilka system som är WWW-servrar och vilka som är stand-alone. Om en enhetlig och maskinoberoende dokumentstandard kan införas blir detta ett eget utbildningsområde.
Gruppens arbete skall dokumenteras on-line, det vill säga använda det medium som själva arbetet handlar om! Allt ifrån PM av denna typ, till handledningar och standarddokument i ett senare skede.
WWW-strukturgruppen bör sträva efter att i sina egna dokument ge exempel på det som beskrivs i handledningar etc. Detta genom att exempelvis använda robusta program för att redigera SGML(HTML)-dokument.
Dessutom kommer det i dessa sammanhang att vara av stor vikt att samarbeta med andra arbetsgrupper. Gruppen skall på olika sätt delta (tillsammans med flera andra arbetsgrupper) i arbetet på att fastställa riktlinjer för strukturering av WWW-information för LiU. I WWW-strukturgruppen är det av största vikt att ta hänsyn till dokumenthanteringsbeslut som andra grupper tagit.
Följande handlingsplan har utarbetats i linje med ovan beskrivna arbetsuppgifter och identifierade problemområden.
I gruppen anser vi att en genomgripande inventering krävs innan en övergripande WWW-struktur och policy kan bli aktuell. Vi anser vidare att det är väsentligt att presentera universitetets IT-strategi, och WWW-projektet, på en bred front på LiU. Vi föreslår fortsatt arbete i form av tre parallella delprojekt inom ramen för WWW-strukturgruppen: missionera, inventera, konstruera och samarbeta.
På ett övergripande plan ser vi att implementeringen av det som ovan kallas Fastläggande av dokumentstrukturer och standarder sker i två etapper. I en första etapp arbetar WWW-strukturgruppen för att få den elektroniska publiceringen att fungera: med verktyg för att skriva och konvertera till och från SGML/HTML, verktyg och strukturer för att publicera informationen på WWW och utbildningsinsatser. I ett senare steg ser vi att denna modell kan utvidgas för att innafatta all informationshantering mellan olika system inom LiU. På så sätt sker första steget inom WWW-konceptet och kan på så vis förankras i verksamheter utan att för den skull investera i att förändra hela dokumentationshanteringen på en gång.
För att alla instutioner på universitetet skall få samma möjlighet till att publicera på Internet via WWW tror vi att det krävs en utbildningsinsats. Universitetets institutioner är långt från homogena när det gäller användning och erfarenheten av Internet. Därför påbörjas arbetet i WWW-strukturgruppen med en serie korta seminarium på flera institutioner. Arbetet påbörjas med ett besök på Institutionen för barn- och ungdomspedagogisk utbildning, IBU, i Norrköping, och kommer efter denna pilot-session att fortsätta på fler enheter inom LiU.
Utan att redan ha genomfört en inventering av situationen på LiU, kan vi påstå att LiU:s olika enheter har olika utgångsläge i WWW-perspektivet. Därför kommer vissa institutioner inte att behöva information om Internet och WWW, utan på de seminarierna kan insatsen koncentreras till beskrivning av WWW-projektet och strukturgruppens visioner. Dessutom kommer demonstrationer av konverteringar och verktyg för publicering på WWW att spela större roll.
Demonstrationer i form av konverteringar från vanligt förekommande ordbehandlingssystem till SGML/HTML är också en viktig del i missionsarbetet. Därigenom kan vi visa att projektet har teknisk genomförbarhet. Det allmänna upplägget på dessa seminarietillfällen kommer att vara:
En av arbetsuppgifterna ovan (identifiering av plattformar ) kan bara genomföras med en ordentlig undersökning på alla institutioner och enheter. Detta är i sig ett enormt arbete som kan vara mycket svårt att genomföra med en ren enkätundersökning. Därför kommer vi som nämnts ovan att genomföra en personlig inventering på de enheter vi besöker. Denna inventering kommer att kompletteras med skriftliga enkäter och annan kommunikation för att eventuellt fylla i luckor i det ursprungliga materialet.
Med inventeringen försöker vi få två för projektet centrala frågor besvarade:
När svar finns på dessa och angränsande frågor, kan vi börja med konstrueringen av verktyg, modeller, undervisningsmaterial och så vidare. Det är också först efter inventeringen som beslut i samråd med referensgruppen kan tas om vilka plattformar som skall stödas av WWW-projektet.
Parallellt med missions- och inventeringsarbetet anser vi att det är viktigt att implementera en prototyp som fyller två funktioner:
Viss implementation är mer angelägen än annan. Det är till exempel av stor vikt att extern information om forskning respektive grundutbildning snart finns publicerad. På Internet blir det allt vanligare med publicering av akademisk information. Att inte följa med i den utvecklingen kan skada LiU:s rykte på lång sikt. Gymnasieelever har idag ofta tillgång till Internet (privat eller genom skolan). Att inte "synas utåt"på Internet, genom WWW, gör att eleverna kan få en negativ syn på universitetet, eller snarare ingen uppfattning alls om LiU (vilket är negativt).
WWW-strukturgruppen vill i denna diskussion poängtera det mycket väl finns utrymme för en gradvis implementering av olika delar av universitetets globala informationsmängd; det är så redan idag och har varit under flera år. Det vi efterlyser är att sådan implementering som sker innan riktlinjer finns för UiL:s officiella policy angående struktur, format och så vidare, sker på ett kontrollerat sätt. Att publicera på WWW innebär en mängd faror . Den värsta och största faran är att man "bygger in" informationen i ett senare oanvändbart format (exempelvis HTML 2.0 med Netscape 1.1N-modifieringar). Det är viktigt att hålla informationen ren från layout-instruktioner, eller åtminstone från layout-instruktioner som är svåra att ta bort automatiskt.
En prioriterad insats från WWW-strukturgruppens sida är att publicera en kortfattad lathund för de som vill komma igång med WWW-arbetet innan LiU:s policy är färdig. På detta sätt kan vi förhindra att flera låser sin information och får lov att göra om allt från början när struktur och policy är klar.
WWW-strukturgruppen kommer att sammankalla en referensgrupp, enligt uppdraget ett sätt att samarbeta med de olika institutionernas existerande WWW- och datorsystemansvariga. Det är även viktigt att få in kompentens kring dokumenthantering i de olika enheterna i referensgruppen.
Det är av största vikt att WWW-strukturgruppen samarbetar med andra grupper inom WWW-projektet. Två direkta områden för högprioriterat samarbete är:
Anledningen är att WWW-strukturgruppens arbete med att utforma en policy för format för informationsutbyte sammanfaller med informationsutbytet mellan den centrala förvaltningen och de olika institutionerna.
När det gäller teknikbevakningen behöver WWW-strukturgruppen stöd för att hålla kunskapen färsk när det gäller olika verktyg för de plattformar som kommer att klassas som stödda av WWW-projektet.
När det gäller gruppens utbildningsinsats finns ett påbörjat samarbete mellan LiU och KTH. Roswitha Graham, Datorrådets projekt på KTH, och Andreas Björklind, LiU:s WWW-strukturgrupp, har börjat skissa på en serie enkla handledningar kring elektronisk publicering. Tanken med denna serie handledningar är att hjälpa anställda och studenter vid författandet och vid själva publiceringen (att lägga upp informationen på WWW-servern). Materialet kommer att publiceras som dubbelsidiga A4-ark, med vidhörande elektronisk hjälp.
Andreas Björklind har även inlett ett samarbete med Toppledarforum. Toppledarforum är forum för IT i offentlig samverkan, som samordningsminister Jan Nygren leder och Anders Forsberg (på Finansdepartementet) är sekreterare. Elektronisk handel mellan företag och offentlig förvaltning är en viktig arbetsinsats för Toppledarforum. Det som är intressant i WWW-perspektiv är att de nu även initierar ett projekt kring samma frågeställningar som preciseras i detta PM, med hela den offentliga förvaltningen som perspektiv. Vi tror att det är viktigt att vi inom LiU även följer denna utveckling, och samarbetar i den utsträckning som erbjuds.
Följande budget är för behov utöver de personalresurser som redan tilldelats gruppen:
I arbetet med att ta fram gemensamt utbildningsmaterial för elektronisk publicering i allmänhet och HTML-användning i synnerhet (se ovan i stycket Samarbete). Detta samarbete sker för närvarande på en informell nivå, och de enda resurser som krävs för WWW-strukturgruppen är resemedel. Planerat antal möten för arbetet med att ta fram materialet är sex stycken under hösten 1995 och våren 1996 (tre i Stockholm och tre i Linköping). Med tåg innebär detta en kostnad på ca SEK 2500 (biljetter och traktamente).
I december 1995 ligger de båda konferenserna SGML 95 (4-8 december) och WWW 95 (11-14 december). De anordnas i Boston, MA, USA. Andreas Björklind kommer att åka till SGML 95 med andra medel (standardiseringsarbete inom ISO och SIS-STG). Att stanna för att även vara med på WWW 95 innebär alltså endast en extrakostnad i form av uppehälle och konferensavgift. WWW 95 är den viktigaste World Wide Web konferensen. Det finns goda möjligheter att få kontakt med andra personer med samma intresse av WWW-strukturering, samtidigt som det finns möjlighet att orientera sig i de nya tekniker och metoder som erbjuds elektronisk publicering på Internet via WWW.
Konferensavgiften på WWW 95 är ca SEK 2800 (USD 395). Uppehället på konferenshotellet kostar ca SEK 5300 (USD 770). Traktamente SEK 1200. Vi äskar därför SEK 9300 för att betala Andreas Björklinds konferensdeltagande på WWW 95.
Flera olika programvaror måste köpas in för att kunna utföra demonstrationerna. Följande programvaror är särskilt intressanta att anskaffa för den första missionärsaktiviteten:
Alla priser på programvaran är beräknade på akademiska licenser för Macintosh. Anledningen är att Andreas Björklind genomför demonstrationerna på Macintosh. Kriteriet för att välja ut de ovanstående programvarorna är dock att de finns i versioner för alla de viktigaste operativsystemen.
Detta är en lista över de programvaror som direkt känns aktuella. Beroende på utslaget från inventeringen kan nya programvaror komma att behövas för att demonstrera de tekniska möjligheterna med konvertering och publicering. Det finns konverterings- och skrivverktyg för de flesta ordbehandlings- och publiceringssystem. En bra förteckning finns på WWW-sidan HTML Converters.
1995-10-06, Andreas Björklind, validerat med hjälp av HoTMetaL Pro version 2.0 för Macintosh.