Linköpings universitet
IT-rådet, AIMS-initiativet, Erik Sandewall                     1995-12-19

Hittillsvarande (dec. 1995) diskussion och underlagsarbete om ett AIMS-initiativ

Allmän idé

Ett universitetet är bara en av många organisationer som hanterar stora mängder av dokument, och i grunden behöver vi samma slags kontorsdatasystem och dokumenthanteringssystem som de flesta andra. De infrastrukturs- och spridningsåtgärder som IT-rådet företar och planerar avser att vi ska delta i den allmänna utvecklingen i dessa avseenden. Därtill kan vi emellertid också fråga oss vilka funktioner som är karakteristiska just för akademisk verksamhet, och söka införskaffa system som möter just dessa krav. Jag tror att publicering i mycket vid bemärkelse utgör en sådan karakteristisk funktion i en akademisk miljö, och att ett akademiskt informationshanteringssystem skulle kunna bidra till att förenkla och effektivera arbetet. Följande beskriver förslaget i mer detalj.

Publicering = göra information publik, dvs. allmänt tillgänglig. Det är välkänt att publicering av forskningsresultat i tidskrifter och andra liknande media är ett huvudkriterium vid värdering av en forskares verksamhet: "publish or perish". Men en aktiv forskare "publicerar" information, i mer utsträckt bemärkelse, även på flera andra sätt: när hon förser doktorander med studiematerial; när hon cirkulerar underhandsresultat till ett avgränsat antal kollegor för synpunkter; när hon sysslar med populärvetenskapligt författande eller konsultation.

På samma sätt sysslar även en lärare i grundutbildningen ofta med "publicering", och detta i ökande utsträckning när problembaserad inlärning används: man förser de studerande med textexempel (vid språkstudier), labb-PM (vid teknisk utbildning), relevanta uppsatser inom området (magisterkurser), programdokumentationer (datakurser), osv. Hela tiden är det fråga om att se till att ett antal "informationskunder" får tillgång till korrekt och adekvat information.

Slutligen måste förstås universitetet och dess olika delar syssla med "publicering" i PR-bemärkelse, för att göra sig själv och sin verksamhet känd.

Önskemål för att publicering ska vara framgångsrik. Det framgår av exemplen att i ordet "publicering" innefattar jag inte bara spridningen av något man skrivit själv, utan också vidarebefordrandet av något som någon annan har skrivit. Det som är viktigt för framgångsrik publicering är då:

Det tillkommer att samtliga dessa funktioner förändras i den mån och när man går över till IT-lagrad "hypertext"-information, speciellt eftersom granulariteten minskar: man går över till samlingar av mindre informationspaket, med många explicita korslänkar mellan dem, istället för längre texter som är naturliga med pappersbaserad teknologi.

Önskemål på kontorsdatasystem för dessa ändamål. Principiellt sett så borde dagens teknologi för kontorssystem (office information systems) väl motsvara dessa behov. De har ofta inspirerats av tanken på en "virtuell kontorsarbetsplats", ett system i datorn som arbetar med begrepp som motsvarar vad man har i kontorsrummet: skrivbord, mappar, pärmar, osv. Meningen var att arbetet i det virtuella kontoret skulle motsvara arbetet i den tidigare, rent fysiska motsvarigheten. Men i realiseringen av den tanken har man identifierat de virtuella dokumenten, mapparna, pärmarna, osv med datorns traditionella filsystem, så användarens virtuella kontor är normalt försett med de dokument som användaren själv har skrivit eller håller på och skriver, plus förstås dokument (inklusive elpostmeddelanden och program) som användaren har kopierat över till sig från en annan källa. De ikonorienterade användargränssnitten (på Mac- och Windows-system) inbjuder inte direkt till att duka upp ikonsamlingar eller menyer som hänvisar till dokument hos en annan användare eller i ett bibliotek, speciellt inte om dessa dokument ligger på annan typ av datorsystem (annan plattform) och annat lokalnät.

Komplementärt till detta har vi nu WWW-systemet och WWW-bläddrare (browsers) där man lätt kan vandra omkring bland länkade dokument som ligger på alla möjliga andra datasystem, men där det gäller andra begränsningar. Dels finns typografiska begränsningar inom HTML (WWW:s kodspråk), dels och framförallt är det rätt besvärligt att redigera WWW-dokument. Den användare som vill lägga upp navigeringsstrukturer i WWW, så att både han själv och andra kan hitta bekvämt i en samling av dokument, får ägna en hel del tid åt att strula med koderna och layouterna.

Dessutom tillkommer en annan viktig faktor: önskemålet att separera arbetsversioner av dokument från publicerade versioner. I det enklaste fallet är arbetsversionen det som författaren jobbar på, och den publicerade versionen är den som alla får se. I många fall har man fler än två nivåer, nämligen om en arbetsversion diskuteras i en mindre grupp innan den förs vidare till nästa nivå. Ett bra system bör understödja den distinktionen mellan nivåer, både så att man håller reda på vilken version av dokumentet som har vilken spridningsnivå, och ibland också så att man inte kan komma åt en version av ett dokument om man inte tillhör rätt nivå.

Sammanfattningsvis föreställer jag mig att ett bra system för våra ändamål borde karakteriseras av följande:

Det här innebär inte minst att den virtuella kontorsarbetsplatsen är en plats både för att producera publicerade dokument, och för att ta emot och komma åt publicerade dokument. Mitt förslag är att LiU och IT-rådet sätter upp som ett mål att universitetet ska skaffa sig ett system av denna typ för egen användning. Arbetsnamnet för systemet föreslås till ett Academic Information Management System, förkortat AIMS.

Tekniska förutsättningar för ett AIMS. Den grundläggande programvaran för en persondator eller arbetsstation, bestående av operativsystem, textbehandlingssystem och WWW-bläddrare uppfyller inte i sig de nu beskrivna önskemålen. Å andra sidan är det som beskrivs inte särskilt svårt; det är "bara" en fråga om att få det gjort och få det bra gjort. Det finns principiellt sett flera sätt att få fram ett sådant system:

Valet mellan dessa alternativ är inte uppenbart. Två konkreta åtgärder ha företagits under november-december 1995 i dessa riktningar:

Förslag till IT-rådet Jag föreslår att IT-rådet beslutar att närmare utreda förutsättningarna för ett Academic Information Management System med nu skisserad inriktning. Förutsättningarna bör utredas ur följande synpunkter: