Linköpings Universitet
IT-rådet
Erik Sandewall                                    1996-04-10

Till Universitetsstyrelsen

Förslag om inrättande av Linköping University Electronic Press

1. Förslag till målsättning och riktlinjer för verksamheten

Konkret realiseras detta genom att böcker, artiklar, och så småningom också publikationer med multimediastruktur görs tillgängliga på Internet eller (i framtiden) andra motsvarande nät.

Det är viktigt att villkoren för publicering och för den fortsatta dispositionen av publicerat material är klara och tydliga gentemot författarna och gentemot omvärlden, och att de i största möjliga mån är oförändrade över tiden. Följande allmänna riktlinjer föreslås därför gälla för verksamheten vid Linköping E-press:

• Förlaget drivs inte av vinstintresse och skall inte betrakta copyrighträttigheter för sina artiklar som en ekonomisk tillgång. Det skall utgöra en tjänst för forskarna, på samma sätt som t ex universitetsbiblioteket. Det kan dock vara lämpligt att förlaget gör en formell överenskommelse med respektive författare som klargör förlagets rätt att tillgängliggöra de aktuella skrifterna.

• Förlaget må debitera sina användare utanför Linköpings universitet för de datornätresurser som belastas vid åtkomsten till specifika artiklar, om och när sådan debitering blir praktiskt möjlig och lättskött. Däremot ska förlaget aldrig i sig motsätta sig att användare vidaredistribuerar material som kommer från förlaget. (Om författare eller annan copyrightinnehavare lägger sådana begränsningar så skall förlaget informera sina användare därom, men det har därutöver inga skyldigheter att företrädare författare/copyrightinnehavare).

• Förlaget ska utforma sin verksamhet så att den i alla delar överensstämmer med gällande regler för copyright och upphovsmannarätt, dvs att man iakttar de rättigheter som tillkommer den författande forskaren, och att man inte kommer i konflikt med de rättigheter som tillkomer förlag (tidskriftsförlag, etc) vid vilka samma artiklar ev också kan komma att publiceras.

• Förlaget ska lägga största vikt vid att publicerade artiklars integritet bevaras såväl innehållsligt som över tiden. Det ska alltså inte vara möjligt för någon, ej heller för författaren, att ändra i ett av förlaget publicerat verk.

• Förlaget ansvarar gentemot författaren och gentemot vetenskapssamhället för att publicerade artiklar behålls tillgängliga i framtiden utan tidsgräns. Detta innebär att förlaget anger en tidsperiod (till exempel 25 år) under vilken publikationerna ska hållas on-line, och att de därefter överförs till bibliotekets samlingar.

2. Verksamhetens inriktning under den inledande tiden

• Doktors- och licentiatavhandlingar från Linköpings universitet. Det förutsätts att en viss upplaga även fortsättningsvis trycks på konventionellt sätt, men att storleken på upplagan kan reduceras när avhandlingen också är elektroniskt tillgänglig.

• Examensarbeten och D-uppsatser. Vi ser en särskild fördel i att studenter i slutet av grundutbildningen får se hur det går till att publicera ett vetenskapligt arbete.

• Institutionsrapporter från LiU-institutioner

• Artiklar från institutioner på andra universitet/motsv som har en konkret anknytning till forskare i Linköping, i första hand av följande typer:
  • Material från workshops och andra mindre konferenser där forskare i Linköping spelar en viktig roll, t ex som program chair (Det kan röra sig om konferenser som inte har tillräcklig tyngd för att publicering via förlag ska vara meningsfull i dagens läge. En upplaga kanske trycks på papper för deltagarna, men i övrigt väljer man att sprida på elektroniskt förlag).

  • Material inom "electronic colloquium" där forskare i Linköping är aktivt deltagande. (Exempel på ett sådant är det nyligen bildade "Electronic Colloquium on Spatial and Temporal Reasoning", som drivs av Erik Sandewall, IDA).

• Vetenskapliga studenttidskrifter. Det har föreslagits att inrätta lokala tidskrifter som till formen arbetar som normala vetenskapliga tidskrifter, men vilka är lokala och tar emot uppsatser vilka är baserade på eller utgör examensarbeten/D-uppsatser. Detta ger alltså studenterna en tidig inblick i hur vetenskapliga tidskrifter arbetar.

Utvidgningar och modifieringar av den nu beskrivna inriktningen bör fortsättningsvis kunna beslutas av den nedan föreslagna förslagsstyrelsen.

3. Sammanfattning av beredningsarbetets resultat

• Det grundläggande konceptet är klart; enighet föreligger om målsättning och allmän inriktning.
• Arbetet har bedrivits i samråd med universitetsbiblioteket, som ställer sig odelat positivt till förslaget.
• IT-rådets arbetsgrupp för IT i forskningen har diskuterat frågan och ställt sig positiv. Vissa institutioner är aktivt intresserade av att använda förlaget, andra ser tiden an eftersom det inte är moget än för deras del.
• Kontakt har tagits med olika möjliga parter som skulle kunna ta ansvar för driften av den server där förlagets publikationer ska ligga. Det har klargjorts att UNIT kan ställa upp med en person och med den utrustning som erfordras inledningsvis.

Frågan om kostnaderna för den föreslagna verksamheten har också studerats. Under en inledningsfas med begränsad omfattning på verksamheten blir kostnaderna måttliga. De kan delas upp på följande delar:

1. Kostnader för förlagsstyrelse etc.
2. Arbete med uppställning av standardmallar för layout som ger ett tillräckligt enhetligt utseende på publicerade skrifter. (Själva redigeringen av artiklarna förutsätts göras av respektive författare).
3. Kostnader för drift av datorsystemet med given massa av publikationer (service, backup, etc).
4. (Arbets-)kostnader i samband med införande av nya publikationer i systemet (registrering, etc).
5. Arbete med kontraktsfrågor om upphovsmannarätt mm å förlagets och författarnas vägnar.

Vi observerar då först att om förlaget vid en viss tidpunkt skulle upphöra att ta emot ytterligare artiklar, så kvarstår ändå ett åtagande att bibehålla befintliga artklar on-line under ett avsevärt antal år framåt. Kostnaderna för detta faller emellertid nästan enbart i punkt 3 ovan, och bedöms som små. Det långsiktiga åtagandet vid inrättandet av förlaget är alltså obetydligt.

Normalt kan förstås förutsättas att förlaget fortsätter att ta emot publikationer under kommande år. De årliga kostnaderna fördelas då över samtliga fem ovanstående punkter. Exakt bedömning av kostnadernas omfattning är svår, eftersom de beror dels av ambitionsnivån, dels av volymen i verksamheten, men det innebär samtidigt att verksamheten kan s.a.s. "rätta mun efter matsäcken". Vidare bör observeras att arbetet enligt punkterna 2 och 4 i stor utsträckning motsvarar vad som ändå görs inom informationsavdelning, universitetsbibliotek, och respektive institution, och alltså inte till någon större del utgör egentlig merkostnad. Slutligen noteras att arbetete med kontraktsfrågor etc enligt punkt 5 är något som universitetet ändå bör ta upp, helt oberoende av om elektroniskt förlag inrättas eller inte.

4. Organisation

• en förlagsstyrelse som tillsätts av US
• en förlagsredaktör som ansvarar för frågor om grafisk enhetlighet, förlagets synlighet gentemot omvärlden, copyright- och kontraktsfrågor, osv.
• en driftsansvarig som ansvarar för att av förlaget publicerade skrifter görs och hålls elektroniskt tillgängliga

Förslag

• att ett förlag, "Linköping University Electronic Press", inrättas med omedelbar verkan, och med den organisation som angavs i stycke 4;
• att målsättning och riktlinjer fastställs enligt stycke 1;
• att verksamhetens inriktning under den inledande tiden skall vara enligt stycke 2 till dess annat beslutats av förlagsstyrelsen;
• att kostnaderna under återstoden av 1996 får bestridas inom ramen för IT-rådets budget och i samverkan med universitetsbiblioteket och informationsavdelningen, samt att frågan om kostnader för verksamheten under kommande år behandlas i universitetets normala budgetarbete;
• att man i detta budgetarbete överväger att ha en separat budget för förlaget, innebärande att de enheter som redaktör resp driftsansvarig ingår i kan ersättas av förlagsbudgeten.