Minneslista inför doktorsexamen vid filosofisk fakultet

Framläggningen kan bara ske inom terminstid, se anvisningar, rubrik Tid och plats för disputation.

Veckoangivelser nedan syftar på terminsveckor

*= Tvingande åtgärd inom angiven tidsram enligt filosofiska fakultetens regelverk för disputationer

I mycket god tid och minst 12 veckor före disputation

Förberedelse inför disputation

Checklista på ansvarsfördelning inom labbet
OBS! Skriv ut & fyll i!!!! (Labledare/doktorand och adm tillsammans)

• Handledaren
  • Kontaktar opponent och betygsnämnd med en förfrågan om deltagande i disputation OBS att önskat datum och tid måste kontrolleras med FFK, eftersom fler disputationer samtidigt inom filfak inte får förekomma. Observera även att disputationer på institutionen inte får sammanfalla i tid.
  • Skickar Guidelines till opponent och betygsnämnd. I samband med utskicket kommer handledaren även överens med opponenten om hans/hennes roll och uppdrag vid disputationsakten. Viktigt att vara överens om vem som presenterar (respondent, opponent eller båda) och hur lång presentationen ska vara.
  • Skickar till opponent och betygsnämnd tidigare publikationer eller utkast till avhandlingen (draft av thesis). I samband med detta skickas även den rekommenderade texten till betygsnämnden för bekräftelse av avhandlingens innehåll och kvalitet. En kopia på slutbekräftelse från samtliga medlemmar i betygsnämnden ska skickas till FU-kansliet senast 8 veckor innan disputationsdatum. FU-kansliet vidarebefordrar svaren till prefekten.
• Doktoranden
  • Kontrollerar tillsammans med handledaren, via sin doktorandportal, att alla kurser är klara för att kunna ansöka om examen direkt efter disputationen
  • Använder vid behov IDA:s mallar för avhandlingar
    OBS! Beslut om nya regler för omslaget - gäller alla doktorsavhandlingar vid LiU
    LiU-tryck hjälper till med själva omslaget och har mall för detta.
    
  • Kontrollerar att de egna sidorna överensstämmer med ovanstående mallar
  • Vid behov anlita en språkgranskare - reglerat via ramavtal
  • Kontaktar LiU-Tryck för att diskutera tryckning och deadlines
  • Kontaktar FU-kansliet för bokning av lokaler för disputationen
  • Beställer lokal för eventuell förtäring och firande efter disputationsakten
    Undantag: Externa doktorander kontaktar sitt labb eller sin handledare istället
  • Kontaktar TUS för bokning av teknisk utrustning som behövs vid disputationen
    

Minst 8 veckor före disputation

Anmälan till disputation

• Handledaren
  • Fyller i anmälan om disputation och lämnar den till FU-kansliet tillsammans med adresser och e-postadresser för opponent och betygsnämndsledamöter. OBS att önskat datum och tid måste kontrolleras med FFK, eftersom fler disputationer samtidigt inom filfak inte får förekomma. Inlämnande av anmälan måste dessutom matcha forskarutbildningsnämndens mötesdatum. Stäm av med Anne.
    Se även Kriterier för utseende av betygsnämnd och fakultetsopponent samt att val av opponent och betygsnämnd skall motiveras skriftligen
• FU-kansliet
  • Skickar komplett anmälan till FFK
  • Kopia av anmälan till aktuell labb-administratör, handledare och doktorand (elektroniskt)
    

FFKs möte

• FFK
  • Skickar protokollsutdrag om föreslagen disputation till FU-kansliet samt till doktorand och handledare
• Handledaren
  • Informerar betygsnämnd och opponent om beslutet
  • Skickar e-post med rekommenderade texten till betygsnämnden för bekräftelse av avhandlingens innehåll och kvalitet. En kopia på slutbekräftelse från samtliga medlemmar i betygsnämnden ska skickas till FU-kansliet som vidarebefordrar till prefekten

Registrering av avhandlingen

• FU-kansliet
  • Kontaktar FFK för registrering av avhandlingen i den gemensamma skriftserien
  • Meddelar doktoranden de serienummer avhandlingen tilldelats och skall förses med samt fakultetstexten som ska infogas i inledningen av avhandlingen.

   

  • Doktoranden
    • Fyller i, skriver under publiceringsöverenskommelsen (svenska - engelska) och skickar till E-press om e-publicering ska ske.

       

  Minst 6 veckor före disputation

  Tryckningsprocess

  • Doktoranden
    • Använder IDAs mallar för forskarutbildningen och framställer på basis av uppgifter från disputationsanmälan, slutgiltigt abstract och tilldelade serienummer de obligatoriska sidor som skall ingå i alla avhandlingar samt avhandlingslista som FU-kansliet sammanställt (denna lista tillställs doktoranden när FU-kansliet granskat de obligatoriska sidorna)
    • Skickar obligatoriska sidor (titelfram- och baksida, spikblad, abstract och acknowledgment) till FU-kansliet för påseende och kommentar, innan avhandlingen lämnas till tryckeriet
      OBS spikbladet ska ha fram- och baksida, med svensk respektive engelsk version av abstract och övriga uppgifter
      
    • Fyller, i samråd med handledaren, i en beställningsblankett och skickar den till LiU-Tryck, tillsammans med avhandlingen. Avhandlingen ska skickas via e-post i PDF-format. På beställningsblanketten finns även information om hur många avhandlingar som måste tryckas.
    • Om e-publicering skall ske - se till att registreringen av avhandlingen på www.ep.liu.se är slutförd.
  • LiU-Tryck
    • Tar fram ett provtryck och skickar till doktoranden.
  • Doktoranden
    • Går igenom provtrycket (tidsram enligt överenskommelse med tryckeriet) och gör eventuella ändringar
    • Kontaktar därefter LiU-Tryck och ger OK för tryckning samt meddelar hur många ex som ska förborras.
      Kommentar: I och med doktorandens godkännande av provtrycket, belastas labbet med eventuella extrakostnader för ytterligare ändringar. Doktoranden ansvarar för eventuella justeringar både i form av errata-lista och justeringar direkt i avhandlingen.
    • Bokar tid med dekanus, via Annette Sjölin, FFK, för påskrift av avhandling(ar) ("Må spikas!"), se Spikning
    
    

  Drygt 3 veckor före disputation

  Distribution av avhandlingen inom LiU och påskrift "Må spikas"

  • LiU-Tryck
    • Levererar enligt beställningsblanketten
  • Biblioteket
    • Skickar leveransbekräftelse på mottagandet till FU-kansliet
  • Doktoranden
    • Informerar FU-kansliet att beställd upplaga har kommit till IDA
  • FU-kansliet
    • Skriver ett brev som bekräftar att institutionen mottagit avhandlingen i erforderligt antal exemplar enligt fakultetens beslut se rubriken Distribution
    • Registrerar leveransbekräftelsen från biblioteket
    • Skickar 10 ex till fakulteten, via internposten
  • Doktoranden
    • Bokar tid med dekanus, via Annette Sjölin, FFK, för påskrift av avhandling(ar) ("Må spikas!"), se Spikning

  Senast 3 veckor före disputation

  Spikning - Kalendarium

  • Doktoranden
    • Via FU-kansliet får doktoranden erforderligt antal av avhandlingen samt brev från FU-kansliet och leveransbekräftelse från biblioteket, se ovan, att ta med till mötet med dekanus.
  • Behåller påskrivna exemplar av avhandlingen inför spikningen.
  • Kontaktar registrator, hus Origo, och lämnar en kopia av de två handlingarna tillsammans med spikexemplar av avhandlingen (dessa ska vara förborrade) och får samtidigt spik och hammare
  • *Spikar, efter överenskommelse med handledaren, avhandlingen på plankan på entréplan, hus O
    
    • Om doktoranden ej är närvarande genomför handledaren spikningen. Sedan kan doktoranden även spika ett ex i HumSam-biblioteket om så önskas.
  • Skickar e-post till till FU-kansliet och meddelar att avhandlingen är spikad
  • Lägger in nyheten i IDAs nyhetsarkiv (kort presentation 4-5 rader att visas på IDAs externa hemsida - både engelsk och svensk text)
  • FU-kansliet
    • *För in informationen om disputationen i universitetets kalendarium

  Direkt efter spikningen

  Distribution av avhandlingen

  • FU-kansliet
    • Skickar avhandlingen till opponent och betygsnämnd
    • Exponerar avhandlingen i IDAs gemensamma monter
    • Arkiverar ett exemplar av den tryckta avhandlingen
    • Placerar resterande avhandlingar i avsedd bokhylla utanför FU-kansliet
  • Doktoranden/Labbet
    • Distribuerar avhandlingen till handledare samt systerinstitutioner vid andra lärosäten eller motsvarande
    • Hanterar och distribuerar vid efterfrågan återstående exemplar som man kommer överens om inom labbet/divisionen
    • Doktoranden behåller minst hälften av kvarvarande exemplar

  Disputationsdagen

  Disputationsakt - Betygsnämndens möte - Kringarrangemang

  Checklista på ansvarsfördelning inom labbet
  OBS! Skriv ut & fyll i!!!! (Labledare/doktorand och adm tillsammans)

  • FU-kansliet
    • Skriver disputationsprotokoll
    • Ger protokollet till ordföranden före disputationsakten
  • Ordförande vid disputationen (som normalt är huvudhandledare)
    • Öppnar disputationen enligt fakultetens föreskrifter, se rubriken Betygsnämnd, ordförande vid disputationen och fakultetsopponent
  • Handledaren ser till att
  • Betygsnämnden träffas i den lokal som FU-kansliet bokat för mötet
  • Fakultetens föreskrifter för mötet följs, se rubriken Betygsnämnd, ordförande vid disputationen och fakultetsopponent
  • FU-kansliet
    • Skickar det påskrivna protokollet efter betygsnämndens sammanträde till registrator

  Direkt efter disputationen

  Ansökan om examen

  • Doktoranden
    • Skickar ifylld examensansökan till FU-kansliet (utan bilagor)
  • FU-kansliet
    • Kompletterar ansökan med påskrivet intyg från handledaren att kursdelen är klar och avhandlingen presenterad samt kopia av påskriven Ladoklista "Alla läskurser klara"
    • Skickar examensansökan med bilagor till TEXAS, Hus Terra
  
  

  Sidansvarig: Forskarstudierektor