Minneslista inför doktorsexamen vid teknisk fakultet

Framläggningen kan bara ske inom terminstid, se Studiehandboken.

Veckoangivelser nedan syftar oftast på terminsveckor

*= Tvingande åtgärd inom angiven tidsram enligt tekniska fakultetens regelverk för disputationer

I mycket god tid och minst 12 veckor före disputation

Förberedelse inför disputation

Checklista på ansvarsfördelning inom labbet
OBS! Skriv ut & fyll i!!!! (Labledare/doktorand och adm tillsammans)

• Handledaren
  • Kontaktar opponent och betygsnämnd med en förfrågan om deltagande i disputation
  • Skickar Guidelines till opponent och betygsnämnd. I samband med utskicket kommer handledaren även överens med opponenten om hans/hennes roll och uppdrag vid disputationsakten. Viktigt att vara överens om vem som presenterar (respondent, opponent eller båda) och hur lång presentationen ska vara.
  • Skickar till opponent och betygsnämnd tidigare publikationer eller utkast till avhandlingen (draft av thesis)
• Doktoranden
• *Kontrollerar tillsammans med handledaren, via sin doktorandportal, att alla kurser är klara för att kunna disputera
• Använder vid behov IDA:s mallar för avhandlingar
  OBS! Beslut om nya regler för omslaget - gäller alla doktorsavhandlingar vid LiU
  LiU-tryck hjälper till med själva omslaget och har mall för detta.
  
• Kontrollerar att de egna sidorna överensstämmer med ovanstående mallar
• Vid behov anlita en språkgranskare - regleras via ramavtal
• Kontaktar LiU-Tryck för att diskutera tryckning och deadlines
  
• Kontaktar FU-kansliet för bokning av lokaler för disputationen
• Fyller i Thesisblankett och skickar till FU-kansliet
• Beställer lokal för eventuell förtäring och firande efter disputationsakten
  Undantag: Externa doktorander kontaktar sitt labb eller sin handledare istället
• Kontaktar TUS för bokning av teknisk utrustning som behövs vid disputationen
  Observera att disputationer på institutionen inte får sammanfalla i tid.

Minst 8 veckor före disputation

Anmälan till disputation

• Handledaren initierar anmälningsprocessen
  • Lämnar underlag till anmälan om önskemål om disputation till FU-kansliet
    Vilka uppgifter som skall ingå, se Studiehandboken.
• FU-kansliet
• Skriver anmälan om önskemål om disputation till fakulteten på basis av de uppgifter som handledaren och doktoranden lämnat
• Gör utdrag ur forskarladok över alla inrapporterade kurser
• Doktoranden
  • Fyller i, skriver under publiceringsöverenskommelsen (svenska - engelska) och skickar till E-press
  • Skapar en URL (om publicering ska ske) genom att logga in i publiceringssystemet enligt instruktioner på E-press hemsida och spara uppgifterna.
• Doktoranden skickar elektroniskt till FU-kansliet
  • Sammanfattning av avhandlingen enligt fakultetens beslut (obs även populärvetenskaplig på svenska)
  • Förteckning över ingående publikationer
  • Adresslista över betygsnämnd och opponent
  • Kopia av överenskommelsen med E-press
• Doktoranden
  • Skriver under disputationsanmälan
• Handledaren
  • Skriver under disputationsanmälan
• FU-kansliet skickar
  • *Anmälan med erforderliga bilagor till TFK samt på papper underskriven anmälningsblankett och överenskommelse med E-press.
  • Kopia av anmälan till aktuell labb-administratör, handledare och doktorand (elektroniskt)

Fu-nämndens möte

• Fu-nämnden
  • Kallar handledaren till ett möte (Beslutsbrev från TFK distribueras efter spikning, se pkt "Direkt efter spikning")
  • Distribuerar protokollsutdrag via e-post till handledare, opponent, betygsnämnd och FU-kansli
• Handledaren
  • Skickar e-post med rekommenderade texten till betygsnämnden för bekräftelse av avhandlingens innehåll och kvalitet. En kopia på slutbekräftelse från samtliga medlemmar i betygsnämnden ska skickas till FU-kansliet som vidarebefordrar till prefekten.

Registrering av avhandlingen

• FU-kansliet
  • Registrerar avhandlingen på biblioteket
  • Meddelar doktoranden de serienummer avhandlingen tilldelats och skall förses med

Minst 6 veckor före disputation

Tryckningsprocess

• Doktoranden
  • Använder vid behov IDAs mallar för forskarutbildning och framställer på basis av uppgifter från disputationsanmälan, slutgiltigt abstract och tilldelade serienummer de obligatoriska sidor som skall ingå i alla avhandlingar samt avhandlingslista som FU-kansliet sammanställt (denna lista tillställs doktoranden när FU-kansliet granskat de obligatoriska sidorna)
  • Skickar obligatoriska sidor (omslag, titelfram- och baksida, spikblad, abstract, populärvetenskaplig sammanfattning (på svenska!) och acknowledgment) till FU-kansliet för påseende och kommentar, innan avhandlingen lämnas till tryckeriet
  • Fyller, i samråd med handledaren, i en beställningsblankett och skickar den till LiU-Tryck, tillsammans med avhandlingen. Avhandlingen ska skickas via e-post i PDF-format. På beställningsblanketten finns även information om hur många avhandlingar som måste tryckas.
  • Om e-publicering skall ske - se till att registreringen av avhandlingen på www.ep.liu.se är slutförd.
• LiU-Tryck
  • Tar fram ett provtryck och skickar till doktoranden
• Doktoranden
  • Går igenom provtrycket (tidsram enligt överenskommelse med tryckeriet) och gör eventuella ändringar
  • Kontaktar därefter LiU-Tryck och ger OK för tryckning samt meddelar att två ex ska förborras..
    Kommentar: I och med doktorandens godkännande av provtrycket, belastas labbet med eventuella extrakostnader för ytterligare ändringar. Doktoranden ansvarar för eventuella justeringar både i form av errata-lista och justeringar direkt i avhandlingen.
  • Bokar tid hos dekanus för påskrift av avhandlingen ("Må spikas!"). Kontakta Margareta Johansson, telefon 013-282398 för att boka tid.
    

Drygt 3 veckor före disputation

Distribution av avhandlingen inom LiU och påskrift "Må spikas"

• LiU-Tryck
  • Levererar enligt beställningsblanketten
  • Informerar doktoranden samt respektive labb-administratör att beställd upplaga har leverererats enligt beställningsblanketten
• Biblioteket
  • Skickar bekräftelse på mottagandet till FU-kansliet
• Doktoranden
  • Informerar FU-kansliet att beställd upplaga har kommit till IDA
  • Om avhandlingen inte publiceras på LiU E-press, ska spikbladet skickas (helst som pdf-fil) till biblioteket (Bo Jernberg)
    
• FU-kansliet
  • Skriver ett brev om att institutionen mottagit avhandlingen i erforderligt antal exemplar enligt fakultetens beslut, se Studiehandboken
  • Registrerar leveransbekräftelsen från biblioteke

Senast 3 veckor före disputation

Spikning och kalendarium

• Doktoranden
  • Via FU-kansliet får doktoranden 3 ex (inkl de förborrade) av avhandlingen samt leveransbekräftelse från biblioteket och brev från FU-kansliet, att ta med till mötet med dekanus, se ovanstående punkt
  • Lämnar följande till Forskarutbildningsnämndens samordnare, Eva Lindblad: ett påskrivet exemplar av avhandlingen, ett exemplar utan påskrift (ska vara förborrat), brevet och leveransbekräftelse
  • Hämtar hammare och spik hos Eva Lindblad
    
  • *Spikar, efter överenskommelse med handledaren, påskriven avhandling utanför sal C 2, hus C (karta)
    
    • Om doktoranden ej är närvarande genomför handledaren spikningen
      
• Skickar e-post till till FU-kansliet och meddelar att avhandlingen är spikad
  
• FU-kansliet
  • *För in informationen om disputationen i universitetets kalendarium
  • Annonserar med mail till IDA
• Doktoranden
  • Lägger in nyheten i IDAs nyhetsarkiv, dels en kort presentation på 4-5 rader som visas på IDAs externa hemsida på både engelska och svenska, dels den populärvetenskapliga sammanfattningen som lång text.

Direkt efter spikning

Distribution av avhandlingen

• FU-kansliet
  • Skickar avhandlingen samt guidelines till opponent och betygsnämnd
  • Exponerar avhandlingen i IDAs gemensamma monter
  • Arkiverar ett exemplar av den tryckta avhandlingen
  • Placerar resterande exemplar av avhandlingen i avsedd bokhylla utanför FU-kansliet
• Doktoranden/Labbet
  • Distribuerar avhandlingen till handledare samt systerinstitutioner vid andra lärosäten eller motsvarande
  • Hanterar och distribuerar vid efterfrågan återstående exemplar som man kommer överens om inom labbet/divisionen
  • Den forskarstuderande behåller minst 10 exemplar

Disputationsdagen

Disputationsakt - Betygsnämndens möte - Kringarrangemang

Checklista på ansvarsfördelning inom labbet
OBS! Skriv ut & fyll i!!!! (Labledare/doktorand och adm tillsammans)

• FU-kansliet
  • Skriver disputationsprotokoll
  • Ger protokollet till ordföranden före disputationsakten
• Ordförande vid disputationen (som normalt är huvudhandledare)
  • Öppnar disputationen enligt fakultetens föreskrifter, se Studiehandboken
• Handledaren ser till att
  • Betygsnämnden träffas i den lokal som FU-kansliet bokat för mötet
  • Fakultetens föreskrifter för mötet följs, se Studiehandboken
• FU-kansliet
• Skickar det påskrivna protokollet till registrator

Direkt efter disputation

Ansökan om examen

• Doktoranden
  • Skickar ifylld examensansökan till FU-kansliet (utan bilagor)
  • Mailar FU-kansli och talar om ny adress och arbetsplats om byte sker (ALUMNI)
  • Blir därefter inbjuden till promovering innevarande termin eller nästa, beroende på framläggningsdatum. För detta ändamål finns hattar att låna, kontakta FU-kansliet om detta skulle bli aktuellt.
• FU-kansliet
  • Kompletterar ansökan med påskrivet intyg från handledaren att kursdelen är klar och avhandlingen presenterad samt kopia av påskriven Ladoklista "Alla läskurser klara"
  • Skickar examensansökan med bilagor till TEXAS, Hus Origo

Sidansvarig: Webmaster
Senast uppdaterad: 2013-03-27